Zowel particulieren als eigenaren van kleine bedrijven huren vaak onafhankelijke contractanten in om zowel korte- als langetermijnprojecten te helpen voltooien. Met een zzp'er hoeft u zich geen zorgen te maken over het inhouden van loonheffingen. Om een onafhankelijke contractant in te huren, moet u een contract opstellen waarin uw relatie en het werk dat de persoon voor u zal uitvoeren duidelijk omschrijft. Nadat uw aannemer het werk heeft voltooid, moet u ervoor zorgen dat u de juiste belastingformulieren indient en de nodige betalingen doet voor de dekking van de werknemerscompensatie.
Stappen
Methode 1 van 3: Een juridisch contract aangaan
Stap 1. Zoek online naar formulieren of sjablonen
Wanneer u een contract opstelt om een onafhankelijke contractant in te huren, hoeft u niet helemaal opnieuw te beginnen. Overheidsinstanties, advocatenkantoren en andere juridische diensten hebben gratis formulieren beschikbaar die u kunt kopiëren en aanpassen aan uw behoeften.
- Een sjabloon die is ontworpen voor onafhankelijke contractanten in dezelfde branche, kunt u gemakkelijker aanpassen. Als u bijvoorbeeld een freelanceschrijver inhuurt om inhoud voor uw website te produceren, wilt u niet per se een overeenkomstsjabloon gebruiken die is ontworpen voor aannemers in de bouw.
- Idealiter zou u een overeenkomst moeten vinden die is ontworpen om te worden gebruikt in de staat waar u woont (of waar het werk zal worden uitgevoerd) en opgesteld of beoordeeld door een advocaat.
Stap 2. Identificeer de partijen bij de overeenkomst
Uw overeenkomst moet de wettelijke namen van zowel uzelf als uw onafhankelijke contractant bevatten. Als de onafhankelijke contractant een LLC of bedrijf heeft, gebruik dan de wettelijke naam van het bedrijf in plaats van de individuele naam van de contractant.
In contracten is het gebruikelijk om de wettelijke namen in eerste instantie een keer te spellen en in de rest van het contract met algemene titels naar de partijen te verwijzen. U kunt bijvoorbeeld naar uzelf verwijzen als 'klant' en naar de onafhankelijke contractant als 'aannemer'
Stap 3. Voeg een specifieke tijdsperiode toe
Wanneer u een onafhankelijke aannemer inhuurt, heeft u over het algemeen hun diensten slechts voor een korte periode nodig. In het contract moet specifiek worden vermeld wanneer de contractuele relatie begint en wanneer deze eindigt.
- Zelfs als u van plan bent het contract te beëindigen wanneer het werk is voltooid, wilt u toch een contractuele termijn waarbinnen het werk moet zijn voltooid.
- Als u van plan bent de relatie op langere termijn te houden, controleer dan de wet van uw staat of raadpleeg een arbeidsadvocaat om erachter te komen of er in uw staat beperkingen zijn met betrekking tot de duur van contracten.
Stap 4. Beschrijf de uit te voeren werkzaamheden
Uw contract moet een sectie bevatten waarin specifiek wordt uiteengezet wat de aannemer voor u zal doen, inclusief waarvoor hij verantwoordelijk is en hoe zijn prestaties zullen worden geëvalueerd.
- Als de aannemer zijn eigen gereedschappen of middelen moet gebruiken, vermeld deze informatie dan in uw beschrijving van de taak.
- Voeg indien nodig informatie toe over hoe het voltooide werk bij u zal worden ingediend of afgeleverd.
Stap 5. Geef de betalingsvoorwaarden op
In een deel van uw overeenkomst moet specifiek worden vermeld hoeveel de aannemer voor zijn diensten wordt betaald, en ook wanneer en hoe u betaalt. Vermeld eventuele voorwaarden die u aan de eindbetaling wilt stellen.
- Als u bijvoorbeeld een aannemer inhuurt om uw keuken te renoveren, kunt u uw laatste betaling aan de aannemer doen afhankelijk van de inspectie van het werk.
- Vermeld de betalingswijze. Als u betaalt via een externe service die vergoedingen in rekening brengt, moet in uw contract worden vermeld of u of de aannemer verantwoordelijk is voor het betalen van die vergoedingen.
Stap 6. Definieer de persoon als een onafhankelijke contractant
Alle overeenkomsten met onafhankelijke contractanten bevatten juridische taal waarin staat dat de persoon een onafhankelijke contractant is en niet uw werknemer. Het kan een korte beschrijving bevatten van de verantwoordelijkheden die de opdrachtnemer heeft als gevolg van deze relatie.
- In sommige gevallen kan het voldoende zijn om simpelweg een verklaring op te nemen met de tekst "Bij het verlenen van diensten op grond van deze overeenkomst komen de partijen overeen dat Opdrachtnemer een onafhankelijke contractant is en geen werknemer van Opdrachtgever."
- Sommige staten hebben mogelijk specifieke taal nodig om een relatie met een onafhankelijke contractant te creëren. Zorg ervoor dat elk formulier of sjabloon dat u gebruikt, is ontworpen om rechtsgeldig te zijn in uw staat.
Stap 7. Laat het contract ondertekenen voordat het werk begint
Door het contract te ondertekenen voordat de zzp'er voor u aan het werk gaat, zorgt u ervoor dat het contract juridisch van toepassing is op het uitgevoerde werk. Als de aannemer begint te werken voordat hij het contract heeft ondertekend, kan hij later beweren dat hij iets anders heeft afgesproken.
Zowel u als de aannemer moeten het contract ondertekenen. Nadat alle handtekeningen zijn geplaatst, maakt u kopieën van het ondertekende contract voor de aannemer en uw eigen administratie
Methode 2 van 3: Belastingzaken regelen
Stap 1. Gebruik formulier SS-8 om een formele vaststelling van de IRS te krijgen
Als u vragen heeft over de vraag of de persoon die u hebt aangenomen, wordt geclassificeerd als een onafhankelijke contractant of een werknemer, zal de IRS een beslissing voor u nemen.
- Gewoon de persoon een onafhankelijke contractant noemen, is misschien niet genoeg. De IRS evalueert feiten in 3 algemene categorieën - gedragscontrole, financiële controle en type relatie - om te bepalen of iemand een onafhankelijke contractant is.
- U of de contractant kan op elk moment formulier SS-8 indienen. U zet feiten over de relatie op het formulier, vervolgens evalueert de IRS die feiten en beslist of de persoon een onafhankelijke contractant of werknemer is.
- Als u van plan bent om formulier SS-8 in te dienen, doe dit dan zo snel mogelijk. Het kan tot 6 maanden duren voordat de IRS het formulier evalueert en een beslissing neemt.
Stap 2. Laat de aannemer formulier W-9 invullen
Formulier W-9 wordt gebruikt om de volledige wettelijke naam en het belastingidentificatienummer van de onafhankelijke contractant te krijgen. Het belastingidentificatienummer van de aannemer kan zijn sofinummer of een werkgeversidentificatienummer (EIN) zijn.
Wanneer de aannemer zijn W-9 aan u teruggeeft, bewaar deze dan minimaal 4 jaar in uw bestanden. Mogelijk moet u het aan de IRS laten zien als er vragen zijn met uw belastingen
Stap 3. Dien formulier 1099-MISC in als u de aannemer meer dan $ 600 betaalt
Wanneer u een onafhankelijke contractant betaalt, moet u een informatieve aangifte indienen bij de IRS waarin staat hoeveel u ze hebt betaald. Het daadwerkelijk betalen van belasting over dat inkomen is de verantwoordelijkheid van de aannemer.
U kunt ook een formulier 1099 invullen en naar de werknemer sturen, hoewel u dit niet verplicht bent
Stap 4. Dien eventuele vereiste rapporten in bij uw staat
Vooral als u een klein bedrijf bent, moet u mogelijk informatieve rapporten indienen bij de arbeids- en belastingafdelingen van uw staat als u onafhankelijke contractanten inhuurt.
- Als u wilt weten welke rapporten vereist zijn, neemt u contact op met het belastingkantoor van uw staat of het uitzendbureau van uw staat.
- Staten kunnen andere regels hebben dan de IRS met betrekking tot de vraag of een werknemer wordt geclassificeerd als een onafhankelijke contractant of een werknemer voor belasting- of andere doeleinden. Ontdek het bij de arbeidsafdeling van uw staat of praat met een plaatselijke arbeidsadvocaat.
Stap 5. Controleer de wet van uw staat met betrekking tot de dekking van werknemerscompensatie
In sommige staten moet u betalen voor de dekking van werknemerscompensatie voor onafhankelijke contractanten. Neem contact op met het arbeidsbureau van uw staat om het zeker te weten.
U kunt meestal de website van de afdeling gebruiken om erachter te komen of u werknemerscompensatie moet betalen. Er kan een lijst met factoren zijn waarmee u rekening moet houden, of een hulpmiddel dat u kunt gebruiken om snel te beoordelen of u moet betalen voor de dekking van werknemerscompensatie
Methode 3 van 3: Een onafhankelijke contractant kiezen om in te huren
Stap 1. Bepaal wat u nodig heeft van uw onafhankelijke contractant
Voordat u op zoek gaat naar een onafhankelijke contractant, moet u even de tijd nemen om erachter te komen welke vaardigheden ze precies nodig hebben om het werk dat u voor hen hebt te voltooien.
- Het inhuren van een onafhankelijke aannemer kan verschillen van het inhuren van een aannemer voor een bouwklus of andere arbeidspositie. Uw methoden voor het evalueren van hun vaardigheden en ervaring zullen ook anders zijn.
- Als u bijvoorbeeld wilt dat iemand inhoud voor de website van uw bedrijf schrijft, kunt u een schrijfvoorbeeld vragen om te evalueren. Als u daarentegen ook wilt dat ze uw inhoudspagina's ontwerpen, kunt u op zoek gaan naar opleidingen of certificeringen voor webdesign.
Stap 2. Vraag vrienden of collega's om verwijzingen
Als iemand die u kent en vertrouwt onlangs om soortgelijke redenen een onafhankelijke contractant heeft ingehuurd, vraag dan wie hij of zij heeft gebruikt. Een verwijzing kan u veel tijd en geld besparen bij het controleren van iemands achtergrond.
- Ontdek wat voor soort werk de onafhankelijke contractant doorgaans doet en hoeveel uw vriend of collega hem heeft betaald.
- Vraag specifiek of uw vriend of collega bedenkingen heeft bij het aanbevelen van de onafhankelijke contractant, of dat ze problemen hadden. Een probleem dat voor hen geen probleem was, kan voor u een dealbreaker zijn.
Stap 3. Voer een grondige achtergrondcontrole uit
Zelfs als u een onafhankelijke contractant is aanbevolen, moet u beoordelingen van de contractant controleren en alles te weten komen over hun reputatie in de branche. Zoek online om hun website te vinden. Als ze een portfolio met recente projecten hebben, kan dit u een idee geven of ze goed voor u zouden werken.
- Als ze licenties of certificeringen hebben, neem dan contact op met de instantie die de licentie of certificering heeft afgegeven en zorg ervoor dat deze geldig is en een goede reputatie heeft.
- Er zijn een aantal websites, zoals Upwork en Guru, waar u kunt adverteren voor werk voor onafhankelijke contractanten en freelancers. Meestal bieden onafhankelijke contractanten dan op uw project en kunt u degene selecteren die u wilt gebruiken.
Stap 4. Interview minimaal 3 onafhankelijke contractanten
Door met meerdere mensen te praten, kunt u niet alleen de best gekwalificeerde onafhankelijke aannemer vinden om uw project uit te voeren, het stelt u ook in staat om het werk tegen de juiste prijs te krijgen. Houd een bedrag in gedachten dat u bereid bent te betalen voor het werk en laat aannemers offertes indienen voor het project.
- Stel vragen over hun ervaringen uit het verleden en vakinhoudelijke expertise. Zoek uit of ze soortgelijke projecten als het uwe hebben voltooid.
- Krijg de namen van eerdere klanten met projecten die vergelijkbaar zijn met die van u, met wie u contact kunt opnemen over de aannemer.
Stap 5. Bespreek het project in detail
Uw onafhankelijke contractant moet van tevoren een goed idee hebben van welk werk u precies wilt dat ze voltooien, voor welke aspecten van het werk zij verantwoordelijk zijn en hoe lang het werk naar verwachting zal duren.
- Vooral als ze voor andere klanten werken, moet u een goed idee krijgen van hoeveel uur per dag (of week) ze aan uw project kunnen besteden. Laat het hen weten als u ze op bepaalde tijden beschikbaar wilt hebben.
- Wees duidelijk over uw verwachtingen voor het project en uw doelen voor voltooiing. Als ze hun eigen tools of middelen moeten meenemen om het project te voltooien, laat ze dit dan van tevoren weten.
