Archiveren is vaak een noodzakelijke taak op het werk en thuis. Als u het archiveren te lang overslaat, kunt u een grote stapel papier verzamelen die uren of zelfs dagen nodig heeft om te sorteren. Om uw inbox overzichtelijk te houden, sorteert u alle papieren die u dagelijks ontvangt. Maak vervolgens een archiveringssysteem dat voor u werkt. Gebruik uw systeem om papieren te sorteren, zodat u gemakkelijk toegang hebt tot belangrijke documenten wanneer u maar wilt!
Stappen
Methode 1 van 3: Omgaan met uw dagelijkse instroom van papier
Stap 1. Maak een centrale in-box om papieren in te bewaren totdat je ze kunt sorteren
In een centrale inbox stop je alle papieren die elke dag op je bureau of door je brievenbus komen. Dit kan je helpen om georganiseerd te blijven totdat je tijd hebt om elk item te sorteren en te verwerken.
- U kunt een kleine kartonnen doos gebruiken als uw centrale in-box, of u kunt hiervoor een speciale doos, mand of dienblad krijgen.
- Zet de doos op de hoek van je bureau, op een tafel bij je voordeur of ergens anders zichtbaar zodat je hem niet vergeet.
Stap 2. Blader dagelijks door de in-box en leg belangrijke items opzij
Kijk één keer per dag naar elk van de items in uw in-box om te zoeken naar items die uw onmiddellijke aandacht vereisen. Dit kunnen rekeningen zijn die binnenkort moeten worden betaald, uitnodigingen voor feesten of tijdgevoelige formulieren. Leg deze items opzij, zodat u er meteen voor kunt zorgen.
Misschien wilt u een tweede doos in een andere kleur dan de eerste doos om dringende artikelen in te doen. U kunt bijvoorbeeld een rood vak krijgen om aan te geven dat dit dringende artikelen zijn
Stap 3. Plaats items die u wilt archiveren in een archiefdoos
Bewaar een derde box naast de centrale in-box en de urgentiebox. Gebruik dit als uw ophaalpunt voor items die u wilt archiveren. Dit zal u helpen om ze georganiseerd te houden totdat u klaar bent om ze te archiveren.
Zorg ervoor dat deze doos een andere kleur heeft dan de andere dozen. Anders kun je de dozen door elkaar halen
Stap 4. Gooi onnodige items in een papierrecyclingbak
Alle ongewenste e-mail of andere niet-essentiële items die in uw in-box terechtkomen, kunnen rechtstreeks de prullenbak in. Identificeer deze items terwijl u de documenten doorzoekt en verplaats ze meteen naar de prullenbak om uw in-box overzichtelijk te houden.
- Zet je prullenbak op de grond zodat je hem niet verwart met je andere dozen.
- Als een van de onnodige items persoonlijke informatie bevat, versnipper deze dan voordat u ze weggooit.
Methode 2 van 3: Een archiefsysteem kiezen
Stap 1. Wijs een maandelijks en dagelijks bestand aan als u veel taken moet beheren
Dit staat bekend als het Tickler-bestandssysteem en het is een geweldige manier om bij te houden wat u elke dag moet doen. Wijs een bestandsmap aan voor elke maand en een map voor elke dag van de maand. Voeg vervolgens items in de bestanden in. Bewaar de items volgens de datums waarop u eraan moet werken.
Als u bijvoorbeeld op 23 september een rekening moet betalen, plaatst u de rekening in de map voor die datum
Stap 2. Bestandsmappen alfabetisch om belangrijke documenten bij de hand te houden
Alfabetisch archiveren is handig voor het vinden van bestanden voor individuele personen, bedrijven of onderwerpen. Dit kan ideaal zijn als u veel klanten heeft en u van elk een dossier wilt bijhouden, of als u op een eenvoudige manier uw thuisarchivering wilt beheren.
- Zorg ervoor dat u de achternaam van personen eerst plaatst op bestandslabels, zoals 'Jones, Susan' of 'Watson, David'.
- Negeer woorden als 'The', 'A' en 'An' bij het indienen op bedrijfsnaam. Als u bijvoorbeeld een klant heeft wiens bedrijf "The Cake Goddess" wordt genoemd, archiveer dan volgens de "C" in "Cake," en negeer de "T" in "The" bij het indienen.
Stap 3. Kies een numeriek archiveringssysteem voor korte termijn archiveringsbehoeften
Als u een kortlopend project heeft waarvoor u gegevens wilt bijhouden, kan een numeriek archiveringssysteem het beste werken. Dit is wanneer u aan elk document een nummer toekent en het op nummer archiveert. Houd er echter rekening mee dat je ook moet bijhouden welk document bij welk nummer hoort, bijvoorbeeld door een spreadsheet te gebruiken.
- U kunt bijvoorbeeld alle items die u in de week van 14 maart hebt ontvangen, toewijzen aan een bestandsmap met het label 1, vervolgens alle items voor de week van 21 maart in een bestand met het label 2, enzovoort.
- Een andere optie is om de bestanden op datum te labelen en ze chronologisch te ordenen. Items die op 2 mei 2018 zijn ontvangen, kunnen bijvoorbeeld worden bewaard in een bestand met het label 2/5/2018.
Stap 4. Geef uw bestanden een kleurcode om items snel en gemakkelijk te vinden
Wijs een kleur toe aan elke categorie van uw bestanden. Hiermee kunt u in één oogopslag een categorie bestanden vinden.
- Gebruik bijvoorbeeld rood voor medische rekeningen, blauw voor belastingen en groen voor verzekeringen.
- Om numerieke of alfabetische bestanden een kleurcode te geven, wijst u een kleur toe aan een numeriek of alfabetisch bereik, zoals bestanden 1-25 of A-G groen, 25-50 of H-M paars en 50-75 of N-R geel maken.
Stap 5. Voeg aanvullende relevante informatie toe aan de bestandsmap
Het toevoegen van aanvullende informatie om de inhoud van het bestand te beschrijven of enige vereiste actie zal ook helpen om uw archiveringssysteem efficiënter te maken. Om dit te doen, wilt u misschien een of meer van de volgende items toevoegen:
- Bestandsnummer of naam
- Bestandstitel
- Datum waarop het bestand is geopend en gesloten
- Naam van de afdeling of het team
- Nummer computerrecord
- Verwijderingsdatum en verwijderingsmethode
Methode 3 van 3: Papers in bestanden ordenen
Stap 1. Plaats het meest recente document bovenop het bestand
Gebruik de datum die op het document staat om u hierbij te helpen. Nadat u uw papieren klaar hebt om te archiveren en uw archiveringssysteem hebt ingesteld, kunt u beginnen met het plaatsen van items in bestanden. Zorg er altijd voor dat de meest recente documenten voor elk bestand bovenaan staan, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn.
Heeft u bijvoorbeeld een dossier voor de verzekering van uw huiseigenaar, dan wilt u het meest recente dossier van de verzekering van uw huiseigenaar bovenaan het dossier plaatsen
Stap 2. Bewaar bijlagen bij de documenten waarop ze betrekking hebben
Als u relevante bonnen of andere documenten hebt die samen met een ander document moeten worden bewaard, zorg er dan voor dat u ze samen in hetzelfde bestand bewaart. Misschien wilt u zelfs bijlagen aan de achterkant van het document nieten of paperclipsen.
Als u bijvoorbeeld een ontvangstbewijs hebt voor het betalen van uw elektriciteitsrekening, niett u dit achter de rekening voor het geval u ernaar moet verwijzen
Stap 3. Plaats grote documenten in aparte enveloppen
Deze enveloppen kunt u deponeren achter de dossiers waar ze betrekking op hebben. Zorg ervoor dat u een beschrijving van de inhoud op de voorkant van de envelop plaatst. Dit zal helpen om rommel in uw bestanden te elimineren en de efficiëntie van uw archiveringssysteem te verbeteren.
Als u bijvoorbeeld de blauwdrukken heeft van een project waaraan u werkt, kunt u deze in een grote envelop doen
Stap 4. Dien het originele document in en gooi eventuele kopieën weg
Het niet indienen van duplicaten helpt verwarring te voorkomen wanneer u op zoek bent naar een item in uw bestanden. Als u duplicaten aantreft, gooi deze dan weg en archiveer alleen het originele document.
Als u niet zeker weet welk document het origineel is, moet u mogelijk beide items archiveren om er zeker van te zijn dat u het origineel heeft. Probeer dit echter niet te vaak te doen, anders worden uw bestanden snel groter
Tips
- Als je niet zeker weet of je een artikel moet archiveren of recyclen, bewaar het dan 30 dagen en beoordeel het dan opnieuw.
- Het scannen van niet-essentiële documenten is een andere goede manier om papieren rommel op te ruimen en toch de informatie in een document te behouden voor het geval u deze nodig heeft.
