Alfabetische archivering is een fundamentele manier om documenten te ordenen waarmee u uw persoonlijke en zakelijke bestanden snel kunt opslaan, openen en beheren
Door alfabetische archivering in uw leven te implementeren, zorgt u ervoor dat alle documenten worden beschermd en direct beschikbaar zijn. Er zijn veel regels voor het alfabetisch archiveren in het Engels om een verstandig archiveringssysteem te behouden. Gelukkig is het eenvoudig om met nieuwe documenten aan de slag te gaan en is het nog steeds geen moeilijke wijziging om aan te brengen als u moet reorganiseren!
Stappen
Deel 1 van 2: Alfabetisch archiveren
Stap 1. Bepaal het alfabetische systeem dat u gaat gebruiken
Zelfs iets dat schijnbaar eenvoudig is als alfabetisch archiveren, biedt verschillende opties om uit te kiezen. Het is belangrijk dat u één systeem kiest en consequent toepast.
- Letter-voor-letter archivering beschouwt elke letter in elk woord in de volgorde waarin ze voorkomen, waarbij eventuele spaties tussen woorden worden genegeerd.
- Woord-voor-woord archivering bestelt items op basis van de eerste letter van elk achtereenvolgens woord.
- Bij het per eenheid archiveren wordt rekening gehouden met elk woord, elke afkorting en elke initiaal, waarbij items volgens deze worden geordend. Het systeem per eenheid wordt over het algemeen aanbevolen.
Stap 2. Groepeer items
Zodra u alle items hebt die u moet archiveren, beslist u hoe u de bestanden wilt groeperen. U kunt het woordenboekformaat kiezen, waarin alle bestanden in één alfabetische volgorde worden geplaatst, ongeacht het type bestand of de items die het bevat. U kunt ook het encyclopedieformaat gebruiken, waarin items zijn gegroepeerd op type of onderwerp, en vervolgens is elke groep alfabetisch gerangschikt.
Als u veel verschillende soorten items moet archiveren (recepten, belastingbonnen, brieven, enz.), kan het handig zijn om het encyclopedieformaat te gebruiken. Groepeer de items eerst op type en sorteer vervolgens de items in elke groep alfabetisch. Houd de groepen gescheiden door middel van scheidingslijnen of kleurcodering
Stap 3. Indexeer uw bestanden
Indexeren is de manier waarop elk deel van een titel in de juiste eenheid wordt geplaatst. Om items te indexeren voordat je ze archiveert, moet je de elementen van de naam van elk item opsplitsen en een nieuwe alfabetische naam maken, die kan verschillen van de standaardnaam. Bijvoorbeeld:
- Stel dat u de volgende items moet indexeren en archiveren: een artikel over aardvarkens met de titel 'Nocturnal Feeding of Aardvarks', een biografie van de bekende aardvarkenexpert Jane A. Doe, en een promotiebrochure voor een tentoonstelling over aardvarkens in Detroit Zoo.
- De biografie van Jane A. Doe zou worden geïndexeerd als 'Doe, Jane A.', aangezien de achternamen het eerst worden gearchiveerd. Het zou worden gearchiveerd onder de letter 'D'.
- Het artikel "Nocturnal Feeding of Aardvarks" kan worden geïndexeerd zoals het is, als u voor groepering in woordenboekstijl kiest. Het kan worden gearchiveerd onder de letter "N" (voor "Nachtelijk"), met behulp van deze groepering.
- Als alternatief kunt u "Nachtvarkens voeren van aardvarkens" indexeren als "Aardvarkens, nachtelijk voeren van". Dit zou logisch zijn als u een groepering in encyclopedie-stijl zou gebruiken en niet alleen items met betrekking tot aardvarkens zou archiveren. Het item zou dan worden gearchiveerd onder "A".
- De promotiebrochure kan worden geïndexeerd als "Aardvarkens, exposities (Detroit Zoo)." Dit zou logisch zijn als u verwacht meerdere materialen op aardvarkensexposities te hebben - u zou bijvoorbeeld een ander item kunnen hebben dat moet worden geïndexeerd als "Aardvarks, exposities (Toledo Dierentuin)."
- Als alternatief kan de promotiebrochure worden geïndexeerd als "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)." Dit kan zinvol zijn als u verwacht meerdere items te hebben die verband houden met de Detroit Zoo, of als u een groepering in geografische locatie.
Stap 4. Sorteer bestanden alfabetisch volgens hun geïndexeerde naam
De algemene regel voor alfabetisch archiveren is om items in volgorde van A (eerste) tot Z (laatste) te rangschikken. Gebruik steeds specifiekere informatie om afzonderlijke artikelen te onderscheiden en te bestellen. Bijvoorbeeld:
- De volgorde van uw geïndexeerde bestanden in de vorige stap zou dan kunnen zijn (afhankelijk van het systeem dat u gebruikt): "Doe, Jane A.", "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit), " en "Nocturnal Feeding of Aardvarks" OF "Aardvarks, exposities (Detroit Zoo), "Aardvarks, Nocturnal Feeding of" en "Doe, Jane A."
- Een bestand voor "Wallaby" zou na een bestand voor "Emu" komen. Een bestand voor "Kangoeroe" zou er tussenin komen en een bestand voor "Aardvark" zou vóór een voor "Bear" en een voor "Emu" komen. Dit geeft je de volgende bestandsvolgorde: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby."
- Als u vervolgens een bestand voor "Anteater" zou toevoegen, zou het achter alle bestanden voor "Aardvark" komen. Aangezien beide beginnen met de letter "A", moet u naar de tweede letter van elk woord kijken (respectievelijk "N" en "A") om de volgorde te bepalen en vervolgens bestanden op basis hiervan rangschikken. De nieuwe volgorde zou zijn: "Aardvark", "Miereneter", "Beer", "Emu", "Kangoeroe", "Wallaby."
Stap 5. Label uw bestandsmappen
Om het gemakkelijk te maken om items te lokaliseren, labelt u elke bestandsmap met de juiste geïndexeerde naam van het item of de items die het bevat. Dit maakt het ook gemakkelijker om nieuwe bestanden in de juiste volgorde in te voeren.
- Plaats items in de daarvoor bestemde map.
- Mogelijk vindt u het ook handig om uw bestanden een kleurcode te geven om de bruikbaarheid te verbeteren. Als u bijvoorbeeld een groepering in encyclopedie-stijl gebruikt, geeft u elke groep een aparte kleur en labelt u elk item/bestand in elke groep met de respectieve kleur.
Stap 6. Documenteer het indexerings- en archiveringssysteem
Wees consistent met uw indexerings- en archiveringssysteem, wat het ook is. Zorg ervoor dat iedereen met toegang tot de bestanden op de hoogte is van het systeem. U kunt bijvoorbeeld een document maken en delen waarin de regels van uw archiveringssysteem worden beschreven. Zo kan iedereen het archiefsysteem efficiënt gebruiken.
Stap 7. Dien nieuwe items correct in
Plaats bestanden in de kast op basis van de geïndexeerde namen en alfabetische volgorde, volgens het systeem dat u gebruikt. Verschuif de huidige bestanden indien nodig om nieuwe bestanden op de juiste plaats te plaatsen.
Deel 2 van 2: Omgaan met speciale gevallen
Stap 1. Bestand items onder hun significante termijn
Soms is het zinvol om items te archiveren op basis van trefwoorden, ongeacht de volgorde waarin woorden in een titel of naam voorkomen. Dit zorgt ervoor dat een bestand kan worden geïndexeerd en gelokaliseerd met de meest logische term. Bijvoorbeeld
"First Bank of Chicago" kan worden geïndexeerd en gearchiveerd als "Chicago, First Bank of." 'Chicago' is de sleutelterm in dit item, in plaats van 'First' of 'Bank', vooral als u andere items met vergelijkbare namen hebt, zoals 'First Bank of Tulsa' of 'Chicago Bank and Trust'
Stap 2. Sorteer namen op achternaam
Typische archiveringsnormen raden aan om personen eerst op achternaam te indexeren, aangezien de achternaam als de significante term wordt beschouwd.
- Dus "Jane A. Doe" zou worden geïndexeerd en gearchiveerd als "Doe, Jane A."
- Zet titels (Dr., Mrs., Major, etc.) aan het einde. “Dr. Jane A. Doe' zou bijvoorbeeld worden geïndexeerd en gearchiveerd als 'Doe, Jane A., Dr.'
- Over het algemeen bestelt u namen zoals ze zijn gespeld, letter voor letter. "MacDonald" zou bijvoorbeeld vóór "McDonald" komen. Evenzo worden "D'", "L'", "Le", "de", enz. beschouwd als onderdeel van de naam, niet als afzonderlijke eenheden. Bestel bijvoorbeeld bestanden "Heinlein", "Le Guin", "L'Engle" en "Wolfe" in die volgorde (en NIET als "L'Engle, "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe").
- Een veel voorkomende uitzondering op deze regels over namen is wanneer de naam van een persoon deel uitmaakt van een bedrijfs- of organisatienaam. Behandel in deze gevallen de naam van de persoon als eenheden binnen de bedrijfsnaam. "Jane A. Doe Pest Control" zou bijvoorbeeld worden opgeslagen onder "J" en NIET worden geïndexeerd als "Doe, Jane A. Pest Control".
Stap 3. Negeer lidwoorden, voegwoorden en voorzetsels
Artikelen (zoals 'a', 'een' en 'de'), voegwoorden (zoals 'en', 'maar' en 'of'), en voorzetsels (zoals 'voor', 'van,' en "in") worden over het algemeen overgeslagen bij het indexeren en alfabetisch archiveren, omdat ze niet als significante termen worden beschouwd. Dit is zelfs het geval wanneer ze het begin van de naam van een item vormen. Bijvoorbeeld:
- "An Investigation of Emu Feeding Practices" zou worden gearchiveerd onder "E" voor "Emu" (het significante woord in de titel van dit item), in plaats van "A" voor "an".
- "Doe and Smith Pest Control" zou worden ingediend na "Doe, Jane A." Beide geïndexeerde namen beginnen met het woord 'Doe', dus u gaat naar de volgende significante term in elk (respectievelijk 'Smith' en 'Jane') om de bestandsvolgorde te bepalen. Negeer het woord "en", aangezien het niet significant is.
Stap 4. Behandel afkortingen alsof ze zijn gespeld
Bij het indexeren en archiveren van artikelen kunt u afkortingen tegenkomen zoals 'Fabriek'. (voor "Productie") of "Inc." (voor "Opgenomen). Over het algemeen moet u items indexeren en archiveren alsof deze afkortingen zijn gespeld, in plaats van gewoon als reeksen letters.
"Jane A. Doe Mining Company" zou bijvoorbeeld worden ingediend na "Jane A. Doe Mfg."
Stap 5. Bestandscijfers normaal gesproken
Bij het alfabetisch archiveren van items kunt u cijfers tegenkomen in hun titels. Over het algemeen zijn bestandsnummers normaal, in plaats van alsof ze zijn gespeld. Cijfers worden ook vóór letters geplaatst.
- Zo zou bijvoorbeeld '3M Company' worden ingediend vóór '100 geweldige zakelijke ideeën' (aangezien '3' vóór '100' komt).
- "Geweldige zakelijke ideeën" en "geweldige zakelijke leiders" zouden worden gearchiveerd na "100 geweldige zakelijke ideeën", aangezien cijfers vóór letters worden gerangschikt.
- Getallen die al zijn gespeld, worden behandeld als woorden, in plaats van als cijfers. Bestanden bijvoorbeeld '100 geweldige zakelijke leiders', 'geweldige zakelijke ideeën' en 'tweehonderd geweldige zakelijke ideeën' in die volgorde.
- Als het echter uw archiveringsdoeleinden dient, kunt u een uitzondering maken en altijd cijfers archiveren alsof ze zijn gespeld.
Stap 6. Behandel eventuele speciale tekens
Er moet rekening worden gehouden met eventuele niet-alfabetische of niet-numerieke tekens die u tegenkomt bij het indexeren en archiveren. Wat u met deze tekens moet doen, hangt echter af van hun type:
- Interpunctie (zoals apostrofs, punten en komma's) wordt over het algemeen genegeerd bij het indexeren en archiveren van items. Vijl bijvoorbeeld 'Washington's Best Coffee' en 'Washington State Fair' in die volgorde in.
- Diakritische tekens worden behandeld als de corresponderende letter, zonder het diakritische teken. Bestand bijvoorbeeld 'Éclair' als 'Eclair' en 'Über' als 'Uber'. De uitzondering hierop is wanneer u indient volgens het alfabet van een taal die diakritische tekens gebruikt, in welk geval u de normale alfabetische volgorde van die taal moet volgen.
Stap 7. Gebruik indien nodig de algemene regel "niets voor iets"
Over het algemeen worden spaties (inclusief interpunctie en andere elementen die worden overgeslagen) genegeerd bij alfabetisch archiveren. Als u echter items hebt die op dezelfde manier beginnen, gebruikt u een spatie of de regel "niets voor iets" om de volgorde van archiveren te bepalen.
- Bestand bijvoorbeeld 'North East Bank', 'North East Manufacturing' en 'Northeast Bank' in die volgorde.
- Evenzo, "Doe, Jane A." zou worden ingediend voor "Doe, Jane A., Dr."
Stap 8. Onderscheid bestanden door meer gedetailleerde informatie, indien nodig
In zeldzamere gevallen is alfabetische informatie niet voldoende om de volgorde van bestanden te bepalen. In deze gevallen moet u meer informatie gebruiken om artikelen te indexeren en te bestellen. Markeer deze aanvullende informatie op de respectieve bestanden om u te helpen ze te onderscheiden. Bijvoorbeeld:
- Als je items had voor twee verschillende personen met de naam Jane A. Doe, dan kon je ze bestellen op geboortedatum. Bestand "Doe, Jane A. (b. 1853)" zou dus vóór bestand "Doe, Jane A. (b. 1967) komen.
- U kunt artikelen ook ordenen op geografie wanneer u onderscheid moet maken. Als u bestanden hebt voor drie verschillende banken op drie verschillende locaties, en elke bank heet 'First United Bank and Trust', dan kunt u ze alfabetisch ordenen in de volgorde 'First United Bank and Trust (Georgia)', 'First United Bank en Trust (Oklahoma),” en “First United Bank and Trust (South Dakota).”
- Evenzo, als u items had voor twee verschillende beren of soorten beren, zou u ze verder onderscheiden op basis van soort, geografische locatie, enz. U hebt bijvoorbeeld bestanden over "Beer, Bruin" en "Beer, Grizzly" (in die volgorde), of bestanden op "Bears (Europees)" en "Bears (North American)" (in die volgorde).
Stap 9. Maak uitzonderingen en speciale regels bekend
Zorg ervoor dat iedereen die uw bestanden gebruikt op de hoogte is van eventuele uitzonderingen op standaardrichtlijnen die in uw archiveringssysteem zijn verwerkt. Dit zorgt ervoor dat iedereen het archiveringssysteem goed en efficiënt kan gebruiken.
