Het ordenen van kantoorbestanden kan een moeilijke taak zijn, vooral als u grote hoeveelheden bestanden en documenten hebt, maar het hoeft geen pijnlijk proces te zijn. Door vooruit te plannen en een bestandssysteem te kiezen, kunt u uw bestanden zo organiseren dat ze bij uw bedrijf passen en ervoor zorgen dat u belangrijke documenten efficiënter vindt. Zodra u uw bestanden op orde heeft, moet u zich houden aan een consistent systeem om uw bestanden op die manier te onderhouden.
Stappen
Methode 1 van 3: Een systeem ontwikkelen
Stap 1. Maak bestandscategorieën aan
Het eerste dat u moet doen als u uw bestanden wilt ordenen, is beslissen welke hoofdcategorieën u gaat gebruiken om te sorteren. Verschillende soorten kantoren zullen verschillende soorten categorieën hebben, maar het algemene systeem is hetzelfde. U moet een systeem bedenken dat uw bestanden op een zinvolle manier sorteert.
Als u bijvoorbeeld in een advocatenkantoor werkt en klantendossiers moet ordenen, kunt u sorteren op algemene soorten zaken: rechtszaken, erfrecht, zakelijk, administratief en andere
Stap 2. Stel subcategorieën in
Binnen elke afzonderlijke categorie kunt u specifieker worden door een lijst met subcategorieën te ontwikkelen. Elk afzonderlijk stuk papier dat moet worden gearchiveerd, kan worden gedefinieerd door twee termen: de algemene categorie en vervolgens de subcategorie.
Als u bijvoorbeeld een archiveringssysteem voor financiële zaken aan het opzetten bent, kunt u een algemene categorie 'Uitgaande betalingen' hebben en vervolgens subcategorieën van verkopers, leveranciers, diensten, professionals en administratieve kosten instellen
Stap 3. Gebruik een kleurcoderingssysteem
Dit klinkt eenvoudig, maar het kan een zeer effectieve manier zijn om uw bestanden te ordenen voor snelle toegang. Bepaal hoeveel verschillende categorieën u in uw archiefsysteem zult hebben en gebruik vervolgens zoveel verschillende gekleurde mappen.
In plaats van mappen die volledig gekleurd zijn, kunt u gewone manilla-mappen gebruiken en gekleurde stickers krijgen. U kunt de stickers vervolgens op het bovenste tabblad, aan de rand van de map of beide plakken voor meer zichtbaarheid
Stap 4. Label de bestanden
Elk dossier in uw kantoor heeft nu een duidelijke plek om te zijn. U moet het label duidelijk en netjes op het tabblad van elke map schrijven, zodat u weet waar het thuishoort. Het label op elke afzonderlijke map moet beginnen met de algemene categorie en vervolgens worden gevolgd door de specifieke subcategorie. Een map met betalingsgegevens aan uw leveranciers zou bijvoorbeeld het label 'Uitgaande betalingen/leveranciers' hebben.
- De labels op elk bestand moeten zo netjes en consistent mogelijk worden afgedrukt. U kunt heel gemakkelijk een softwarepakket kopen waarmee u labels kunt opmaken, zodat u ze kunt typen en afdrukken vanaf uw computer.
- Als u uw labels met uw computer afdrukt, moet u een consistente lettergrootte en -stijl gebruiken. Als u met de hand afdrukt, moet u proberen consistent en zo netjes mogelijk te zijn.
Stap 5. Sorteer de bestanden alfabetisch
Wanneer uw archiveringssysteem is opgezet en u al uw mappen hebt gemaakt, ordent u ze. U moet de algemene mappen alfabetisch sorteren. Binnen elke algemene map moeten de subcategorieën ook allemaal alfabetisch worden gesorteerd.
U kunt ervoor kiezen om bepaalde informatie op datum te sorteren in plaats van op een onderwerplabel. Als dat zo is, moet u zelf beslissen of het verstandiger is om uw bestanden te sorteren met de nieuwste items vooraan en naar de oudste te gaan, of omgekeerd
Stap 6. Laat enkele centimeters ruimte vrij in elke archieflade
Wanneer u uw archiveringssysteem opzet, moet u ruimte laten voor de bestanden om te groeien. Naarmate de tijd verstrijkt, ontvangt u ongetwijfeld meer papieren om aan elke map toe te voegen. Laat ruimte vrij voor uw bestanden om uit te breiden. Anders krijgt u later de moeilijke taak om hele secties of archiefladen te verplaatsen om ruimte te maken.
Methode 2 van 3: Ongeordende bestanden sorteren
Stap 1. Verzamel alle materialen die gearchiveerd moeten worden
Als je begint met een verzameling papieren die niet zijn georganiseerd en in wanorde zijn, moet je beginnen met het samenvoegen van de papieren. Zoek een werkplek en verzamel alles op één stapel. Dan ga je aan de slag met organiseren.
Stap 2. Scheid de papieren in twee groepen voor "actie" en "archivering
” Als eerste stap moet je een map of stapel maken voor alles dat onmiddellijke actie vereist. Deze papieren mogen niet worden gearchiveerd, anders herinnert u zich misschien niet het werk dat gedaan moet worden. Zet deze "actie"-map opzij om binnenkort te worden aangepakt. Ga dan verder met het indienen van de overige papieren.
Organiseer het "actie" -bestand. De papieren die onmiddellijk moeten worden afgehandeld, moeten in kleinere groepen worden gesorteerd op basis van het werk dat u moet doen. Stel bijvoorbeeld subcategorieën in als bellen, schrijven, bezorgen en betalen
DESKUNDIGE TIP
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Stap 3. Pak elk papier één keer op
Terwijl u de losse papieren die u indient doorzoekt, neemt u beslissingen over elk terwijl u ze doorneemt. Pak het papier op, lees het door, bepaal tot welke categorie en subcategorie het behoort in uw archiefsysteem en berg het vervolgens op. Door op deze manier te werken, kunt u consistentie in uw archivering krijgen en kunt u tijd besparen door elk item slechts één keer te behandelen.
Terwijl u elk item bekijkt, moet u bepalen of u het zelfs moet houden. Als het papier iets is dat al is behandeld en niet iets is dat u als register moet bewaren, overweeg dan om het weg te gooien in plaats van het te archiveren
Stap 4. Vouw elk item open
De meeste papieren die u hebt, zijn waarschijnlijk in correspondentie gekomen en zitten waarschijnlijk in enveloppen en gevouwen. Haal de papieren uit hun enveloppen, open ze plat en archiveer ze. Door elk papier op deze manier te archiveren, passen uw mappen gelijkmatig in de archieflade, zonder uit te puilen waar de gevouwen papieren zich opstapelen.
- Bepaal of u enveloppen wilt bewaren. In de meeste gevallen zijn de enveloppen overbodig en kunnen ze worden weggegooid. Als u echter denkt dat u een bewijs van aflevering of een poststempel nodig heeft, moet u de envelop aan de papieren nieten en ze bij elkaar houden.
- Meerdere papieren moeten aan elkaar worden geniet. Zo voorkom je dat spullen uit elkaar vallen of kwijtraken. Nietjes hebben de voorkeur boven paperclips omdat (a) ze gelijkmatiger in de ordners passen en (b) ze niet het probleem hebben dat ze eraf glijden.
Methode 3 van 3: Uw bestanden onderhouden
Stap 1. Gebruik een mandje "Naar bestand"
Wanneer nieuwe correspondentie uw kantoor binnenkomt of wanneer nieuw papierwerk wordt gemaakt, kunt u deze mogelijk niet meteen archiveren. U moet alles wat moet worden gearchiveerd op één plek plaatsen om te worden gearchiveerd wanneer u in staat bent. Een mand op uw bureau, met het label "To File", is een goede manier om deze papieren opzij te zetten totdat u klaar bent.
Stap 2. Wijs een vaste tijd aan om aan de archivering te werken
Als je kunt, plan dan elke dag of week een vast tijdstip waarop je kunt werken aan het indienen van nieuwe papieren. Als u archiveren een vast onderdeel van uw routine maakt, is de kans groter dat u het volhoudt.
- U kunt bijvoorbeeld het laatste half uur van elke dag opzij zetten om de dagkranten in te dienen. Als dit niet genoeg tijd is, kunt u proberen uw dossier twee keer per dag te doen, net voordat u gaat lunchen en dan net voordat u naar de dag gaat.
- De sleutels tot succes zijn consistentie en herhaling.
Stap 3. Zorg ervoor dat anderen met toegang tot de bestanden het systeem begrijpen
Als u de enige bent die uw bestanden gebruikt, moet u de door u gemaakte volgorde gemakkelijk kunnen handhaven. Als andere mensen echter de papieren in uw dossiers moeten gebruiken, moet u ervoor zorgen dat ze het systeem dat u hebt gemaakt, begrijpen - en volgen. Het hebben van een archiefsysteem is niet handig als papieren verkeerd worden gearchiveerd en in verkeerde mappen worden gestopt.
Het kan efficiënter en effectiever zijn als u aanbiedt om iets te krijgen dat iemand anders in uw kantoor nodig heeft, en hen vervolgens vraagt om alles rechtstreeks aan u terug te geven. Dan kunt u er zeker van zijn dat alles correct opnieuw wordt ingevuld
Stap 4. Bewaar vitale documenten op een veilige plaats
Sommige speciale materialen moeten mogelijk op aparte, speciale locaties worden bewaard. Sommige papieren moeten bijvoorbeeld in een kluis of in een vuurvaste lockbox worden bewaard. Het kan zijn dat u sommige materialen zelfs off-site moet bewaren, in een bankkluis of op het advocatenkantoor van uw bedrijf.
Stap 5. Controleer uw bestanden regelmatig
Neem minstens één keer per jaar, of vaker indien nodig, wat tijd vrij om uw bestanden te bekijken. Het doel van deze beoordeling is om te beslissen of er papieren of hele mappen zijn die kunnen worden weggegooid of misschien naar een externe opslagfaciliteit kunnen worden verplaatst. Als iets nooit meer nodig is, moet je het weggooien. Als het iets is waarvan u niet verwacht dat u het regelmatig zult gebruiken, maar dat u misschien moet bewaren, moet u het naar de opslag sturen.
