Velen van ons zijn daar geweest…proberen ons hoofd naar beneden te houden terwijl de baas besluit dat iemand het kerstfeest op kantoor moet plannen, alleen om zijn of haar blik op ons te laten vallen en te verklaren: "Jij daar, je was geweldig in het organiseren van de koffie loop vorige week, je moet je talenten inzetten voor het kerstfeest op kantoor!" Na een interne kreun stem je toe, en dan begint de echte uitdaging - waar begin je eigenlijk? Volg de onderstaande stappen en je zou het hele ding in een handomdraai moeten naaien!
Stappen
Stap 1. Bepaal waar je het feest wilt houden
U houdt het in uw kantoor of op een externe locatie. Uw beslissing zal voornamelijk afhangen van uw budget en het aantal mensen dat aanwezig is (vraag nog niet hoeveel mensen er komen, want dat kan ingewikkeld worden. Ga er in plaats daarvan van uit dat iedereen komt en gebruik dat aantal als uw startpunt, hoewel dit is een goed moment om te beslissen of data worden uitgenodigd). Uw belangrijkste externe opties worden hieronder vermeld en een snelle google zou u moeten helpen bij het vinden van evenementen en locaties bij u in de buurt:
- Een ruimte huren en zelf de catering/entertainment/bar organisatie plannen. Voor grotere evenementen kan dit iets groots zijn, zoals een chique hotel of een iconisch gebouw dat is gerenoveerd voor dergelijke evenementen. Voor kleinere evenementen kun je kijken naar zalen voor pubs en dorpshuizen.
- Een ruimte en een beheermaatschappij inhuren om een evenement voor u te creëren.
- Aanmelden voor een exclusief evenement - waarbij de locatie het thema/de cateringkeuzes heeft bepaald en u de hele ruimte voor uw feest kunt huren.
- Deelnemen aan een van de vele gedeelde feesten die in het hele land worden gehouden - dit is vergelijkbaar met een exclusief evenement, met de uitzondering dat je de ruimte deelt met andere organisaties.
- Met het team uit voor een heerlijke kerstmaaltijd gevolgd door een borrel. Het is niet per se een feest, maar het kan iedereen zeker in de feeststemming brengen!
Stap 2. Bepaal een datum
Dit wil je zo vroeg mogelijk doen. Zelfs met veel aandacht is het erg moeilijk om een kleine groep mensen vast te pinnen op een vaste datum, dus stel je voor hoe moeilijk het zal zijn als je het doet met nog maar een paar weken te gaan of met een grote groep!
- Je kunt het beste een paar datums kiezen die voor jou en de locatie die je hebt gekozen, werken en vervolgens mensen vragen om op hun voorkeursoptie(s) te stemmen.
- Zodra u uw resultaat heeft, voordat u het aan uw team bekendmaakt, moet u ervoor zorgen dat u de locatie kunt reserveren. Je wilt de uitslag niet alleen aankondigen om erachter te komen dat de locatie niet meer vrij is.
Stap 3. Nodig de gasten uit
Nu de locatie beveiligd is, is het tijd om het aan het team aan te kondigen. Stuur ofwel een 'Save the Date'-e-mail en volg de formele uitnodigingen een maand of zo voor het feest op, als je alle details hebt. Of, als je alle informatie hebt die je nodig hebt, is er geen betere tijd dan het heden om die uitnodigingen te versturen!
Vergeet niet om mensen te laten weten of hun partners zijn uitgenodigd of niet - het zal je later veel vragen besparen
Stap 4. Kies het thema
Als je deelneemt aan een gedeeld feest, dan kun je deze stap overslaan omdat het voor jou is besloten, hetzelfde geldt voor exclusieve feesten (maar maak je geen zorgen, deze evenementen kunnen nog steeds spectaculair zijn). Denk aan thema's als 'onder de zee' of 'snoepwinkel'. Als je zelf het thema kiest (of samen met een evenementenplanner), dan is het tijd voor een beetje plezier! Je fantasie is de limiet, maar hier zijn enkele ideeën om de sappen te laten stromen:
- Winter Wonderland
- Vuur ijs
- Rood Wit
- Kleur me helder
- Gemaskerd bal
- Elk van de decennia
- Film avond
- Nadat je je thema hebt gekozen, maak je een lijst met alle decoraties en rekwisieten die je nodig hebt en maak je je klaar voor een gigantische shoppingtrip!
Stap 5. Kies de voedselopties
2-3 maanden voor het evenement moet je beginnen na te denken over catering. Nu, als je een gedeeld feest of een exclusief feest bijwoont, dan heb je helemaal niet veel te doen (behalve misschien menu-opties circuleren en reacties verzamelen). Als je daarentegen het evenement zelf plant, dan heb je een kleine taak voor de boeg!
- Het eerste dat u moet doen, is uitzoeken of er speciale vereisten zijn voor voedsel; zijn er vegetariërs, veganisten, mensen met allergieën etc. aanwezig? Als dat zo is, zorg er dan voor dat je ook voor hen opties hebt!
- Als u besluit om cateraars in te huren, wordt uw werk een beetje eenvoudiger. Ze kunnen u een menukeuze presenteren, en u hoeft alleen maar te kiezen waar u mee wilt gaan.
- Als je het allemaal zelf doet, moet je beginnen met het schrijven van lijsten met het voedsel dat je wilt serveren (in buffetvorm is de gemakkelijkste optie), boodschappenlijstjes opstellen van wat je nodig hebt en kijken of je kunt touwtrekken in sommige helpers om het allemaal voor te bereiden!
- Zodra u uw lijst heeft, is het waarschijnlijk het gemakkelijkst om online te bestellen en deze rechtstreeks op uw locatie te laten bezorgen. Supermarkten zijn hier geweldig voor, en hebben vaak aanbiedingen om u te helpen centen te besparen!
Stap 6. Bepaal de dranken
Nogmaals, als je een gedeeld of exclusief evenement bijwoont, dan is dit hoogstwaarschijnlijk inbegrepen in je pakket. Maar zo niet, dan moet je gaan uitzoeken hoeveel je nodig hebt en waar je het vandaan gaat halen!
- Een algemene vuistregel is om het eerste uur van het feest 2 drankjes per gast toe te staan, en daarna één drankje per uur.
- Als u tafelwijn schenkt, wordt het over het algemeen als correct beschouwd om 2 glazen (een halve fles) per persoon toe te staan.
- Maak je geen zorgen over catering voor alle smaken; het is prima om maar een paar verschillende alcoholische dranken te kiezen - mensen zijn over het algemeen minder kieskeurig over wat ze drinken als het gratis is en het zal je een hoop hoofdpijn besparen!
- Vergeet frisdrank en water niet - er zullen niet alleen mensen zijn die geen alcohol willen of kunnen drinken, maar u moet er ook voor zorgen dat de gasten die alcohol drinken dit veilig doen - en dat betekent ook toegang hebben tot niet-alcoholische dranken.
Stap 7. Plan het entertainment voor de avond
Het kan zijn dat de locatie het voor je doet, maar zo niet, dan moet je het zelf regelen. Je wilt er in ieder geval voor zorgen dat je muziek hebt waar mensen op kunnen dansen (en dit is voldoende entertainment voor de meeste mensen), maar als je tijd en kleingeld hebt, kun je entertainment toevoegen zoals:
- Casinotafels
- Bucking broncos
- goochelaars
- Acrobaten
- Groepsspellen zoals gigantische Jenga en gigantische Twister
- Photobooth (met leuke rekwisieten!)
