Als je samenwerkt met de studentenvereniging van je school, kan het zijn dat je betrokken raakt bij het plannen van de thuiskomstdans. Een schooldansfeest is een groot evenement, en het goed plannen ervan betekent niet alleen het kiezen van thema's en decoraties, maar ook het in evenwicht brengen van de budgetten, het boeken van entertainment en het helpen coördineren van een groot aantal vrijwilligers. Het planningsproces kan lang zijn, maar als je ervoor zorgt dat je genoeg hulp, geld en tijd hebt wanneer je begint, kun je een succesvolle thuiskomstdans houden.
Stappen
Deel 1 van 4: Mensen betrekken
Stap 1. Rekruteer vrijwilligers
Het plannen van een dans kost veel werk, dus het is het beste om een team van mensen te hebben om te helpen. Vorm een commissie van 5-10 vrijwilligers die aan de thuiskomstdans willen werken.
- Betrek klasofficieren erbij. Dit is een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat alle klassen een gelijkmatige stem hebben in het besluitvormingsproces.
- Werven van buiten de studentenregering. Als uw organisatie het toelaat, werf dan studenten van de hele campus die betrokken willen worden bij leiderschapsactiviteiten.
- Werk samen met andere organisaties zoals pep-groepen of studentenleiderschapsgroepen. Dit biedt u meer ondersteuning van zowel de studenten als potentiële vrijwilligers.
Stap 2. Maak een basistakenlijst
Naarmate de dansplanning vordert, kan deze lijst groeien, maar het zal je team helpen om bij de les te blijven. Begin met:
- Datum
- Thema
- Plaats
- Decoraties
- DJ
- Fotograaf
- Verfrissingen
- begeleiders
- Begroting
- Faculteitsadviseur
Stap 3. Delegeren
Als je eenmaal je vrijwilligers hebt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat ze allemaal weten welke taken moeten worden gedaan. Geef bepaalde mensen de leiding over bepaalde zaken en delegeer wat er moet gebeuren aan de juiste persoon.
- Sommige taken, zoals het kiezen van een adviseur en een thema, moeten in teamverband worden gedaan. Anderen, zoals het verkrijgen van offertes van locaties en fotografen, kunnen worden afgehandeld door een persoon of een kleine subcommissie.
- Zorg voor groepen voor locatie, entertainment, reclame en kaartverkoop en decoratie.
- Check regelmatig in met je team. Vraag "Hebben we dit al voltooid?" of “Hoe gaat het met het vinden van een DJ?” wanneer uw team samenkomt om iedereen aan het werk te houden.
- Zet een inchecksysteem op zodat mensen hun voortgang kunnen melden. Zorg voor een ruimte waar je een grote checklist kunt opschrijven van wat er moet gebeuren, of houd een gedeelde agenda bij tussen je groep, zodat iedereen kan rapporteren over hun voortgang.
Stap 4. Zoek een faculteitsadviseur
Net als andere studentengroepen heeft een thuiskomstcommissie een facultaire adviseur nodig. Als er een niet vooraf is toegewezen, zoek dan een leraar die je vertrouwt of die goed wordt aanbevolen door andere commissieleden.
Uw adviseur moet worden betrokken bij de plannen van uw commissie. Houd ze op de hoogte van alles wat je doet door ze planningsvergaderingen bij te laten wonen en ze te voorzien van notulen
Stap 5. Rekruteer begeleiders
Vrijwilligers van de ouders zijn niet alleen belangrijk om studenten te volgen, maar ook om te helpen bij het opzetten en uitvoeren van de dans. Breng een groep oudervrijwilligers bij elkaar om te helpen op de avond van de dans.
- Vraag bij je school na hoeveel begeleiders ze per leerling nodig hebben. Veel scholen hebben hun eigen richtlijnen en het is belangrijk om je aan de regels van je eigen school te houden.
- Werk samen met de ouder-leraarvereniging van uw school om vrijwilligers te vinden. Vraag om een vergadering bij te wonen, zodat u de mogelijkheid direct aan hen kunt presenteren en een aanmeldingslijst kunt doorgeven.
Deel 2 van 4: De dansfinanciën plannen
Stap 1. Vraag offertes aan
Als je een DJ inhuurt, drankjes laat verzorgen, professionele hulp krijgt bij de decoraties of een professionele fotograaf inhuurt, begin dan minimaal een maand van tevoren met het verzamelen van offertes.
- Vraag naar eventuele toeslagen of materiaalkosten, evenals uurtarieven. Informeer naar wat uw leveranciers zullen leveren en wat u verwacht te hebben. Neem bijvoorbeeld contact op met je DJ om te zien of zij het geluidssysteem leveren, of dat je er een van elders moet huren.
- Neem contact op met ten minste drie opties voor elke leverancier om ervoor te zorgen dat u concurrerende prijzen krijgt.
Stap 2. Maak uw budget
Uw budget bepaalt veel van wat u wel en niet kunt doen. Praat met de penningmeester van je studentenoverheid om beter te begrijpen hoeveel geld je commissie aan de dans moet uitgeven.
- Vraag je facultair adviseur om de begroting te controleren. Kijk of de school iets zal bijdragen buiten het geld van de studentenregering.
- Plan uw budget om alles te omvatten wat u nodig heeft. Gebruik de offertes die u van uw leveranciers hebt gekregen, evenals budgetplannen en bonnen van voorgaande jaren om erachter te komen wat de dans zal kosten.
- Zorg ervoor dat uw budget het beschikbare bedrag niet overschrijdt. Kijk regelmatig naar uw budget om er zeker van te zijn dat u op schema ligt.
Stap 3. Fondsenwerving
Als je budget niet genoeg is om de kosten van de dans te dekken, maak dan een fondsenwervingsplan met je commissie. Ontdek meerdere opties, zowel op als buiten de campus.
- Organiseer bakverkoop op de campus tijdens de lunch en voor en na school.
- Werk samen met andere studentengroepen om geld in te zamelen door evenementen zoals een wasstraat te organiseren. Evenementen waarmee u uw gemeenschap kunt bereiken, bieden u meer mogelijkheden om contant geld binnen te halen.
- Vraag lokale restaurants of ze fondsenwervende nachten aanbieden. Sommige restaurants kunnen programma's aanbieden die een bepaald percentage van de winst voor de nacht doneren aan een studentenorganisatie. Werk samen met een lokale eetgelegenheid en verspreid het woord via flyers, e-mails en sociale media.
Deel 3 van 4: De danslogistiek plannen
Stap 1. Kies een thema
Zorg minimaal een maand voor de dans voor een thema. Bedenk als commissie vijf of zes thema-ideeën en stem over de hele campus zodat studenten hun favoriet kunnen kiezen.
- Vraag goedkeuring aan uw personeelsadviseur voor eventuele thema's. Door het thema in een vroeg stadium te wissen, voorkomt u mogelijke latere afkeuring.
- Kies thema's die passen bij de sfeer van de dans. Als je een meer formele dans wilt, is een Old Hollywood-thema misschien meer geschikt. Als je een meer casual dans wilt, past iets als Beach Luau misschien beter.
Stap 2. Reserveer een locatie
Of de dans nu in een plaatselijk hotel of in de sportschool van de school zal zijn, zorg ervoor dat je zo vroeg mogelijk een locatie reserveert. Door een goede kamerreservering bij je school in te dienen, weet je zeker dat je de ruimte krijgt die je nodig hebt.
- Maak een kopie van het locatiecontract of de kamerreservering voor uw eigen administratie, zodat u deze kunt raadplegen wanneer u deze nodig heeft.
- Neem alle benodigde faciliteiten op bij uw reservering. Als je de sportschool, de badkamers en de keuken nodig hebt om verfrissingen op te slaan, zorg er dan voor dat je ze allemaal opsomt.
Stap 3. Boek uw leveranciers
Boek je DJ, fotograaf en anderen zodra het budget is vastgesteld. Reserveer op dit moment ook eventuele andere apparatuur die uw leveranciers nodig hebben, zoals geluidssystemen.
- Werk samen met uw personeelsadviseur om ervoor te zorgen dat alle contracten correct worden opgesteld en alle informatie bevatten die uw school nodig heeft.
- Bewaar kopieën van eventuele contracten of overeenkomsten ter beoordeling door uw commissie.
Stap 4. Maak een dagplanning
Voordat alles te hectisch wordt met de rest van de thuiskomst, maak je een gedetailleerd plan van hoe je de dag van de dans wilt laten verlopen. Stel je dagindeling een maand van tevoren in.
- Zorg voor een gedetailleerde plattegrond van uw locatie en hoe u wilt decoreren.
- Teken waar de DJ moet gaan, waar de kaartjestafel is opgesteld, waar lichten moeten worden gespannen en andere details.
- Maak een plan voor de vachtcontrole. Bepaal waar jassen worden opgeslagen, waar de tafel wordt gedekt en hoe u jassen wilt labelen om ze georganiseerd te houden. Zorg er ook voor dat je ten minste één vrijwilliger hebt om de tafel te bemannen en twee om jassen op te halen.
- Wijs iemand aan als dagcoördinator. Deze persoon zal op de avond van de dans met de vrijwilligers communiceren en eventuele problemen oplossen.
Stap 5. Ga winkelen
Haal alle benodigdheden voor het decoreren twee tot drie weken van tevoren in huis. Zo heb je alle tijd om alternatieven voor iets te zoeken als je het lokaal niet kunt vinden. Winkel voor eten de dag van of de dag ervoor, zodat niets bederft.
- Neem contact op met lokale winkels om te zien of ze bereid zijn om bepaalde artikelen te doneren of een korting aan de school aan te bieden.
- Zet grotere artikelen of bederfelijke artikelen in de wacht. Praat met je lokale markt over het vooraf reserveren van dienbladen en het ophalen van de dag van de dans. Doe hetzelfde voor grotere decoratieve items die je misschien niet gemakkelijk op de campus kunt opbergen.
Stap 6. Verkoop tickets
Begin minimaal twee weken voor de eigenlijke dans met het verkopen van tickets. Complimenteer de verkoop met advertenties in de schoolaankondigingen, evenals banners en posters op de hele campus.
- Kondig verkoopdata en ticketprijzen vooraf aan in uw schoolkrant, tijdens uw schoolaankondigingen, op de website van uw school en op sociale media.
- Zet een tafel klaar om voor en na school een half uur tot een uur te verkopen, evenals tijdens de lunch.
- Maak een vrijwilligersschema om ervoor te zorgen dat de tafel tijdens alle verkooptijden bemand is. Werk zo nodig samen met je penningmeester om andere vrijwilligers te krijgen.
- Bestel je kassa minimaal een week voordat je tickets gaat verkopen. Overleg met je penningmeester of de kassa door de studentenvereniging, de schooladministratie of uit een andere bron wordt verstrekt.
Deel 4 van 4: De dans opzetten
Stap 1. Bereid je voor op de week ervoor
De meeste scholen leiden naar hun homecoming-dans met een homecoming spirit-week. Spiritweken omvatten vaak veel evenementen, dus zorg ervoor dat je weet wie en wat voor jou beschikbaar zal zijn.
- Praat met uw personeelsadviseur over apparatuur zoals tafels en stoelen. Zorg dat deze minimaal een paar uur voor de dans voor je klaar staan zodat je kunt opzetten.
- Praat met de schooladministratie om ervoor te zorgen dat uw leveranciers aangewezen gebieden hebben om te parkeren, uit te laden en in te richten. Onthoud dat degenen met zwaar materieel dicht bij de locatie moeten zijn.
- Maak een plan voor de dag van de dans. Werk samen met uw commissie en eventuele extra vrijwilligers om taken toe te wijzen, zoals het opzetten van stoelen en decoreren. Zorg ervoor dat iedereen zijn taak goed van tevoren kent.
Stap 2. Richt de locatie in
Geef jezelf en je vrijwilligers minimaal zes uur om de dans op te zetten. Zorg dat er zoveel mogelijk versieringen zijn voordat uw leveranciers arriveren.
- Zorg dat de DJ, fotograaf en begeleiders vroeg aanwezig zijn. Laat de DJ de ruimte zien waar ze gaan werken en geef de fotograaf een rondleiding door de ruimte.
- Taken delegeren aan de begeleiders, zoals helpen bij het controleren van de jas, het bewaken van de dansvloer of het helpen bij het beheersen van de menigte. Laat ze zien waar ze moeten zijn en breng ze in contact met de dagcoördinator.
Stap 3. Geniet van de dans
Zorg ervoor dat jij en al je vrijwilligers ook wat tijd hebben om van de dans te genieten. Bouw pauzes in in de schema's van je vrijwilligers, zodat iedereen wat tijd heeft om plezier te hebben.
- Laat bijvoorbeeld een kaartnemer uw dagcoördinator even ontlasten als iedereen binnen is, of laat een chaperonne invallen bij de kapstok terwijl de kapsters gaan dansen.
- Je vrijwilligers zijn ook studenten. Geef ze de tijd om van hun inspanningen te genieten.
Stap 4. Ruim de locatie op
Zodra de dans voorbij is, begin je met het verwijderen van decoraties en schoonmaken. Ontdek waar de facilitaire diensten van uw school voor zorgen en plan de rest met uw vrijwilligers.
- Facilitaire diensten omvatten vaak zaken als stofzuigen, dweilen en het schoonmaken van de badkamer. Decoraties, tafels, stoelen en apparatuur zijn vaak de verantwoordelijkheid van de thuiskomstcommissie.
- Neem extra schoonmaakmiddelen mee, zoals keukenpapier, vuilniszakken, sponzen en schoonmaakmiddel. Dit zal helpen om eventuele kleinere vlekken of slijtage rond de locatie te verwijderen.
- Zorg ervoor dat al het afval in een aangewezen afvalgebied terechtkomt. Vraag je school of je een afvalcontainer moet inleveren en ophalen voor het opruimen van evenementen.
- Probeer zoveel mogelijk hulp te werven voor het opruimen. Het is ook een goed idee om vrijwilligers rond te laten lopen tijdens het evenement en afval op te ruimen, zodat er daarna minder te doen is.
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Tips
- Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk reclame maakt voor je dans op school. Gebruik kleine en grote posters samen met bulletin-aankondigingen en PA-aankondigingen.
- Houd de dans betaalbaar. Het moet een leuk evenement zijn en studenten zullen niet gaan als ze vinden dat het het niet waard is. Kijk naar de afgelopen jaren om te zien hoeveel tickets kosten en probeer de prijs niet met meer dan een paar dollar te verhogen.
- Thema's voor dansen kunnen van alles zijn, van Ready Set Glow tot Under the Sea tot een nacht in Athene. Wees creatief en haal ideeën op bij de studenten.
