Een Statement of Work (SOW) is een document (en meestal een juridisch contract) dat de afspraak tussen een aannemer en een klant formaliseert. Voor elk project specificeert de SOW de specifieke diensten die moeten worden geleverd (meestal opgesplitst in afzonderlijke taken die moeten worden uitgevoerd), de tijd waarin die taken en diensten moeten worden uitgevoerd, en het bedrag en de vervaldata voor betaling. Het basisdoel is om te dienen als een routekaart naar het project en om de verwachtingen van de partijen te documenteren. Het moet een duidelijke, duidelijke Engelse beschrijving zijn van 'Waarom', 'Wie', 'Wat', 'Hoe', 'Wanneer', 'Waar' en 'Hoeveel?'
Stappen
Methode 1 van 2: Algemene richtlijnen volgen
Stap 1. Schrijf de SOW voordat u aan het werk gaat
De SOW wordt meestal gemaakt nadat de belangrijkste contractonderhandelingen zijn afgerond, maar voordat er aan een project wordt gewerkt. Soms echter (vooral bij tijdgevoelige projecten) kunnen de onderhandelingen worden voortgezet nadat het werk is begonnen en de SOW pas is afgerond als het project goed op weg is.
Stap 2. Onderzoek het gewenste SOW-formaat
Er is geen enkele standaard SOW omdat verschillende industrieën en projecten verschillende deliverables en workflows hebben. Een goede SOW is een SOW op maat.
Stap 3. Doe het de eerste keer goed
Hoewel de oorspronkelijke SOW zelf meestal niet wordt herzien, wordt meestal een afzonderlijke nevenovereenkomst, een wijzigingsopdracht genoemd, gebruikt om de voorwaarden van de SOW te wijzigen. Het is een goed idee om een blanco wijzigingsopdrachtformulier bij de SOW te voegen. Houd er rekening mee dat wijzigingsorders de projectkosten kunnen verhogen. Een goed geschreven SOW kan helpen om de noodzaak van een Wijzigingsopdracht te verminderen. Geen enkele klant wil in een positie verkeren waarin zijn of haar specifieke verwachtingen ongedocumenteerd blijven, wat kan leiden tot vertragingen, een stijging van de totale kosten of ontevredenheid.
Methode 2 van 2: Beheersing van stijl en bijzonderheden in SOW's
Stap 1. Voeg de doelstelling toe
Dit gedeelte geeft antwoord op de vraag "Waarom?" Het is een overzicht op hoog niveau van het project en zijn doelstellingen. Algemene beschrijvingen zijn acceptabel bij het opstellen van dit "vogelperspectief" van het project, maar vermijd taal die op meer dan één manier kan worden geïnterpreteerd. Wees duidelijk; beschrijf meetbare en haalbare doelstellingen die realistisch gezien kunnen worden bereikt in het gespecificeerde tijdsbestek.
Stap 2. Voeg een bespreking van het toepassingsgebied toe
Deze sectie geeft een definitieve verklaring (geen opties of alternatieven) van de "Wat?" en hoe?" Wat is het werk? Hoe zal het worden bereikt? Of, vaak, wat is NIET het werk en wat zal NIET worden bereikt. Wat zijn de aannames? Welke deliverables (items die de aannemer ter beoordeling en goedkeuring aan een klant aanbiedt) worden geproduceerd? Wat moet er naast de deliverables administratief gebeuren (projectmanagement) op het gebied van voortgangsrapportage, tijdregistratie en overige communicatie.
Stap 3. Voeg indien mogelijk locatie toe
In dit optionele gedeelte wordt beschreven waar het werk zal worden uitgevoerd (indien relevant).
Stap 4. Voeg een tijdsbestek toe
Deze optionele sectie specificeert de totale tijd die is toegestaan voor de voltooiing van het project, de maximale factureerbare uren per tijdsperiode en specifieke tijden voor formele beoordelingen of andere projectmijlpalen.
Stap 5. Stel het schema vast
In deze sectie wordt aangegeven welke taken op welke datum/tijd voltooid moeten zijn en wie daarvoor verantwoordelijk is. Beschrijvingen van taken en resultaten (voornamelijk deliverables) moeten gedetailleerd, ondubbelzinnig en duidelijk zijn, zodat ze gemakkelijk te begrijpen zijn. Afgezien van de resultaten, kan het schema vermeldingen bevatten voor kwaliteitsborgingstesten, consumententests en voortgangsrapporten.
- Hoewel het schema specifiek moet zijn, moet u zich niet concentreren op het 'hoe', want dat kan te veel hindernissen opwerpen voor een succesvolle voltooiing van het project. Een basisbeschrijving van de benodigde methodiek is voldoende.
- Het schema bevat vaak details van acceptatiecriteria (om de kwaliteit van het resultaat te meten) en betalingsmijlpalen (meestal bij acceptatie van belangrijke deliverables), hoewel deze in een andere, aparte sectie kunnen worden beschreven.
Stap 6. Voeg een sectie over acceptatie toe
In deze paragraaf wordt beschreven hoe de partijen bepalen of het product of de dienst acceptabel is. De criteria kunnen variëren van meetbare kwaliteitsnormen tot een bepaald aantal testen, maar moeten zich in ieder geval lenen voor objectieve evaluatie.
Stap 7. Specificeer de normen
In dit gedeelte worden alle industrienormen beschreven waaraan moet worden voldaan om aan het contract te voldoen. In plaats van het fysiek reproduceren van de industriestandaarden in de SOW, is specifiek verwijzen naar een set standaarden voldoende.
Stap 8. Neem eventuele personeelsvereisten op
Deze sectie specificeert eventuele speciale personeelsvereisten, bijvoorbeeld het aantal medewerkers dat het project bemand, opleidingsvereisten (graden of certificeringen).
Stap 9. Let op de prijs
Dit gedeelte behandelt de vraag "Hoeveel?" Is de betaling een vast bedrag? Hoe spelen uitgaven/kosten mee? Wordt de betaling ineens of in termijnen gedaan? Wat is het betalingsschema? Zijn er betalingsmijlpalen?
Stap 10. Voeg eventuele aannames toe
De meeste projecten zijn doordrongen van verschillende onbekenden, waarvoor de partijen verschillende aannames moeten doen. Aannames zijn in wezen de voorwaarden die de opdrachtnemer verwacht te hebben om het project volgens de SOW te realiseren. De opdrachtnemer mag er bijvoorbeeld vanuit gaan dat zijn medewerkers toegang krijgen tot het computernetwerk van de opdrachtgever om de te leveren software te installeren. De sectie Aannames moet zoveel mogelijk van dergelijke aannames identificeren en een noodplan of de gevolgen uiteenzetten in het geval dat aannames falen.
Stap 11. Voeg parameters voor projectbeheer toe
Deze sectie beschrijft het proces voor het bewaken van de voortgang van het project. Neem items op zoals: wekelijkse vergaderingen, regelmatige statusrapporten, regelmatige voortgangsrapporten en projectmanagementteamvergaderingen. Deze sectie is ook een goede plaats om eventuele aanvullende verplichtingen te beschrijven die uit het project kunnen voortvloeien, zoals onderhoud en reparatie na het eerste ontwerp en/of installatie.
Tips
- Indien van toepassing, is het meestal in het belang van de klant om een deel van de laatste betaling in te houden totdat alle deliverables blijken samen te werken.
- Over het algemeen mag een goed opgestelde SOW niet verwijzen naar externe documenten (afgezien van industriestandaarden).
- Zorg ervoor dat u alle beloften die tijdens verkooppraatjes en contractonderhandelingen zijn gedaan, vastlegt in uw SOW voordat het project van start gaat.
- Gebruik bij het detailleren van het schema een kalendertaal die enige flexibiliteit mogelijk maakt. Bijvoorbeeld: “twee maanden na X, Q. A. testen zal worden voltooid, "in plaats van "Op 5 juni zal Q. A. testen zal worden afgerond.” Hierdoor kan het project soepel verlopen (zonder Change Orders) mocht er eerder in het proces vertraging optreden.
- De SOW kan worden aangemerkt als 'Vertrouwelijk'. Als dat het geval is, moet de SOW een korte paragraaf bevatten waarin de gevolgen (meestal een vaste geldboete) worden beschreven voor elke schending van de vertrouwelijkheid.
