Het organiseren van een archiefkast kan moeilijk zijn, of het nu een thuiskast is vol met betaalde rekeningen en belastinginformatie of een werkkast vol voltooide projecten en facturen. Organiseer uw archiefkast door oude bestanden te verwijderen, een archiefsysteem te vinden dat voor u werkt en het voortdurend te onderhouden.
Stappen
Deel 1 van 4: Oude documenten opschonen
Stap 1. Koop een archiefkast als je er geen hebt
Zoek naar een kast van goede kwaliteit die binnen uw budget een goede maat heeft voor uw huis of kantoor. Overweeg een vuurvaste en waterdichte kast, voor het geval er zich een natuurramp voordoet in uw huis. Een bundel van dergelijke kasten is te vinden in lokale winkels, meubelzaken, timmerwinkels en winkelcentra.
Stap 2. Begin met het doornemen van uw bestanden
Zet alles opzij dat duidelijk oud of onnodig is. Opzij zetten:
- Ontvangsten voor producten die u niet meer bezit.
- Ongewenste e-mail
- Oude rekeningen voor diensten die u niet meer gebruikt
- Zakelijke brieven van een oude baan
- Postzegels die je niet meer nodig hebt
Stap 3. Wees niet bang om dingen weg te doen
Hoewel bepaalde documenten zoals geboorteakten en belastinginformatie uiteraard belangrijk zijn, kunnen er ongewenste e-mail of oude kwitanties zijn die er belangrijk uitzien, maar dat in werkelijkheid niet zijn. Denk na over elk document terwijl u uw beslissing neemt en bedenk of het in de toekomst echt nuttig kan zijn. Als je het niet zou missen als het een jaar lang verdwenen was, is het waarschijnlijk goed om het weg te gooien.
Stap 4. Wees voorzichtig met het weggooien van spullen op het werk
Zorg ervoor dat u uw supervisors vraagt voordat u iets weggooit, want het kan belangrijker zijn dan u denkt. Uw bedrijf kan ook beleid hebben over hoe lang dingen moeten worden bewaard en hoe ze moeten worden verwijderd.
Stap 5. Bepaal welke dingen bewaard moeten worden
Dit zal over het algemeen afhangen van hoe recent of nuttig ze zijn. Gebruik discretie en denk na of de documenten in de toekomst nuttig of nodig zullen zijn. Als ze echt belangrijk zijn, bewaar ze dan. Voor belastinginformatie, verzekeringsgegevens en essentiële documenten, bewaar ze gedurende de volgende periodes:
- Bewaar belastingaangiftegegevens 7 jaar, evenals eventuele bonnen van items die u van uw belastingen hebt afgetrokken. De IRS kan elke aangifte controleren tot 6 jaar nadat uw belastingen zijn ingediend.
- Bewaar verzekeringsgegevens, hypotheekverklaringen en bewijs van donaties aan goede doelen tot drie jaar.
- Zorg ervoor dat u zeer belangrijke documenten bewaart, zoals geboorte- en huwelijksakten, socialezekerheidskaarten, titels, akten en paspoorten. Bewaar ze veilig en raak ze nooit kwijt.
Stap 6. Versnipper elk document dat je opzij hebt gezet
Als u onversnipperde documenten weggooit, kunnen uw persoonlijke gegevens worden blootgesteld aan iedereen die ze ziet. Zelfs als u niet zeker weet of het document gevoelig is, kunt u het het beste versnipperen omdat het adressen, geboortedata of andere informatie kan bevatten.
Stap 7. Vernietig of vernietig ook digitale media
Veel steden en bedrijven hebben shreddagen waarop de lokale bevolking of werknemers oude diskettes, cd's of harde schijven kunnen laten vernietigen. Zij zullen ervoor zorgen dat het correct wordt gedaan.
Deel 2 van 4: Uw belangrijke documenten ordenen
Stap 1. Begin met het ordenen van de overige bestanden
Ga naar een bureau of grote tafel en orden de papieren in stapels die logisch en logisch voor je zijn. Dit worden uw individuele bestanden. Maak stapels die u zullen helpen precies te vinden wat u zoekt. Overweeg categorieën voor thuiskasten zoals:
- Nutsvoorzieningen
- Auto
- Medisch
- Huisdier
- Bedrijf
- Huis
- Belastingen
- Financiën
Stap 2. Vraag collega's om advies over werkkasten
Er kunnen specifieke bedrijfsconventies zijn voor het organiseren van papieren op uw werkplek. Zo niet, archiveer dan chronologisch of alfabetisch. Vraag nette collega's welke systemen voor hen het beste werken.
Stap 3. Houd uw categorieën eenvoudig
Hoe specifieker je wordt, hoe meer bestanden je hebt, wat meer rommel in je kast betekent. Houd uw hoofdbestanden algemener en organiseer vervolgens de documenten erin.
Stap 4. Bepaal of u wilt organiseren op naam of datum
Zodra je elk papier op de juiste stapel hebt gesorteerd, begin je ze zo te ordenen dat het gemakkelijk te vinden is.
- Voor alfabetische lijsten, zoals merken op bonnen, plaatst u items die beginnen met A bovenaan de stapel, werkend tot Z.
- Voor chronologische aangiften, zoals datums van belastingaangiften, plaatst u de meest recente documenten bovenaan de stapel en werkt u naar de oudste documenten onderaan.
Stap 5. Plaats elk van uw stapels in een map
Leg de papieren er zo in dat het document bovenaan de stapel voor in de map ligt. Hierdoor blijven de documenten in dezelfde volgorde waarin u ze hebt georganiseerd.
Deel 3 van 4: Bestanden gemakkelijk te vinden maken
Stap 1. Label elke map duidelijk
Zorg ervoor dat de tekst op het tabblad groot en leesbaar is en logisch is voor u en anderen in uw kantoor of gezin. Gebruik een labelmaker voor extra duidelijkheid.
Stap 2. Laat elke lade zijn eigen categorie bevatten en label deze ook duidelijk
Verdeel uw bestanden over laden op een manier die voor u logisch is, waarbij elke lade een aparte categorie bevat. Elke categorie moet gerelateerde bestanden bevatten, waardoor u dingen gemakkelijker kunt vinden.
- Financiële informatie zoals belastingdocumenten, investeringsdossiers en hypotheekverklaringen kunnen in één la terechtkomen.
- Persoonlijke documenten zoals geboorteakten, paspoorten en medische dossiers kunnen in een andere la terechtkomen.
- Instructiehandleidingen voor verschillende items kunnen in een andere gaan.
Stap 3. Overweeg om gekleurde mappen te gebruiken
Als u de bijbehorende kleur in het geheugen vastlegt, zijn uw papieren veel gemakkelijker te vinden. Als je al manilla-mappen hebt, voeg dan kleur toe met markeerstiften of gekleurde markeringen. Gekleurde labels kunnen subtieler voor hetzelfde doel worden gebruikt.
Stap 4. Gebruik uw kleursysteem om subcategorieën in uw lades aan te maken
Een lade met informatieve materialen kan bijvoorbeeld zijn onderverdeeld in mappen zoals "Elektronische handleidingen", "Handleidingen voor elektrisch gereedschap" en "Handleidingen voor schoonmaakbenodigdheden".
Stap 5. Verander uw systeem als het niet logisch is
Na een maand of twee gebruik, wees niet bang om de dingen te veranderen die niet voor je werken. Verplaats verschillende bestanden naar voren of verdeel categorieën die moeilijk van elkaar te onderscheiden zijn. Onthoud dat uw archiefkast een systeem voor u is en dat het zich moet aanpassen aan uw workflow.
Deel 4 van 4: De organisatie in stand houden
Stap 1. Wees proactief om georganiseerd te blijven
Besteed onmiddellijk aandacht aan post en documenten als ze binnenkomen, en als je ze eenmaal hebt afgehandeld, archiveer ze dan meteen.
Stap 2. Stel een inbox in op uw thuis- of kantoorbureau
Kijk één keer per dag door uw inkomende post. Op deze manier verlies je niets uit het oog en het stapelt zich niet op. Het indienen lijkt niet zo'n karwei, het wordt beetje bij beetje gedaan.
Stap 3. Reorganiseer uw kast vaak
Jaarlijkse reorganisatie wordt aanbevolen en u kunt deze zelfs elk kwartaal opschonen als u een groot aantal bestanden heeft. De belangrijkste bron van rommel in archiefkasten zijn oude documenten die u niet langer nodig hebt, dus verwijder en versnipper de oude dingen als dat nodig is.
Stap 4. Overweeg om enkele van uw bestanden naar digitale media te converteren
Hoe meer documenten u in digitaal formaat kunt bewaren, hoe minder fysieke rommel u in een archiefkast zult hebben. Goede kandidaten voor het scannen zijn onder meer bonnen, donatiebewijzen of bankafschriften. Sommige zijn misschien zelfs al online beschikbaar.
Stap 5. Maak een hoofddocument
Leg in het document uit hoe uw archiveringssysteem werkt en waar dingen zich bevinden. In het geval van een noodgeval of een onvoorzien probleem, moeten anderen mogelijk weten hoe ze naar uw bestanden moeten zoeken.
Tips
- Houd je archiefkasten op slot als je nieuwsgierige kinderen of nieuwsgierige familieleden hebt.
- Als je een probleem hebt met het openen van het slot, zie Een archiefkastslot kiezen.
- Bewaar zeer gevoelige documenten zoals geboorteakten of eigendomsbewijzen in een kluisje of brandveilige documentenkoffer als u bang bent dat de archiefkast niet veilig genoeg is.
Waarschuwingen
- Als u in een aardbevingsgevoelig gebied woont, bevestig de kasten dan aan een stabiele muur. Dit voorkomt dat ze op een persoon vallen of een deur blokkeren tijdens een seismische gebeurtenis.
- Laad uw bestanden zorgvuldig. Als een bovenste lade vol is en de onderste lade leeg, kan deze omvallen.
