Iedereen heeft belangrijke documenten, van een geboorteakte tot bankgegevens, die ze veilig willen bewaren. Hoewel we nooit willen denken aan slechte dingen die gebeuren, zijn deze documenten allemaal cruciaal als er een noodsituatie of ramp is. Gelukkig is het eenvoudig om ze op te bergen en te beschermen. Met een aantal hulpmiddelen voor planning, organisatie, digitalisering en opslag kunt u al uw belangrijke documenten op een veilige plaats bewaren.
Stappen
Methode 1 van 2: Uw documenten beschermen
Stap 1. Koop een draagbare, vuurvaste lockbox voor essentiële documenten
De beste manier om uw belangrijke documenten te beschermen, is met een lockbox voor thuis. Dit is wat FEMA aanbeveelt voor opslag. Zorg voor een brandveilige, afsluitbare doos zodat uw documenten veilig zijn in geval van nood. Zorg er ook voor dat de doos gemakkelijk mee te nemen is, zodat u uw documenten mee kunt nemen als u weg moet.
- Winkels voor ijzerwaren of kantoorbenodigdheden hebben meestal koffers voor documenten. Je kunt ze ook online vinden.
- Lockboxen kunnen worden geleverd met een sleutel- of combinatieslot. Wat je ook kiest, zorg ervoor dat je de sleutel of combinatie op een veilige plek bewaart die je kunt bereiken. Vertel uw familie waar ze deze ook kunnen vinden.
- Sommige mensen denken dat het het beste is om hun documenten in een kluis te bewaren, maar u kunt geen grote of zware kluis dragen. Dit betekent dat u uw documenten kunt verliezen als u de deur uit moet. Een draagbare lockbox is een veel betere keuze.
Stap 2. Doe alle documenten in plastic zakken voordat u de doos afsluit
Hoewel lockboxen meestal waterdicht zijn, kunnen er lekken optreden, vooral als er een overstroming is. Omdat water belangrijke documenten kan verpesten, is het het beste om een tweede beschermingslaag toe te voegen. Doe alle documenten in afsluitbare plastic zakken voordat u ze in de doos plaatst.
U kunt de doos ook op een hoge plaats laten staan, bijvoorbeeld op een plank of op een tweede verdieping, als extra voorzorgsmaatregel tegen overstromingsschade
Stap 3. Laat de lockbox op een toegankelijke plaats achter waar je snel bij kunt
Misschien wil je er nooit aan denken om haastig je huis te verlaten. Als er zich echter een noodsituatie voordoet, zoals een natuurramp, kunt u geen tijd verspillen aan het zoeken naar uw documenten. Laat je lockbox achter op een plek die je gemakkelijk kunt bereiken, zodat je hem snel kunt pakken. Dit bespaart u kostbare tijd in geval van nood.
- Je moet de doos een beetje verbergen, voor het geval een dief je huis binnenkomt. Het zou voldoende moeten zijn om het achter in je kast te plaatsen, zolang je maar weet waar het is en het snel kan krijgen.
- Vertel andere leden van uw huishouden waar de box ook is, voor het geval ze snel moeten vertrekken als u er niet bent.
Stap 4. Label de doos zodat deze gemakkelijk te identificeren is
Als je haast hebt of iemand anders de doos moet pakken, zorg er dan voor dat deze gemakkelijk te identificeren is. Plak er een label op met iets als 'Belangrijke documenten'. Zo vind je en pak je de doos snel in geval van nood.
Stap 5. Maak een back-up van al uw belangrijke documenten met digitale kopieën
Het is altijd mogelijk dat fysieke documenten beschadigd raken of verloren gaan, dus een digitale back-up is erg belangrijk. Gebruik een scanner en digitaliseer alle documenten die je in de lockbox bewaart. Op deze manier heb je back-ups als een van deze beschadigd raakt of verloren gaat.
- Er zijn ook smartphone-apps waarmee je foto's kunt maken en deze als pdf kunt opslaan. Dit is een snelle en gemakkelijke manier om een back-up van uw documenten te maken.
- Het digitaliseren van minder belangrijke documenten kan ook een geweldige manier zijn om de rommel in uw huis te verminderen. Als je je overweldigd voelt door te veel papierwerk, kan dit je helpen georganiseerd te worden.
Stap 6. Bewaar uw digitale kopieën op minimaal 2 beveiligde locaties
Een digitale back-up is een goed begin, maar je moet er ook voor zorgen dat je deze beschermt. Bewaar uw digitale bestanden in het algemeen op ten minste 2 locaties, zodat u ze minder snel kwijtraakt. U kunt de bestanden op een verwisselbare flashdrive laden en die drive in uw lockbox laten, en de bestanden ook uploaden naar een beveiligd cloudopslagaccount. Zo heb je in geval van nood op meerdere manieren toegang tot je documenten.
- Zorg ervoor dat u alle mappen waarin u belangrijke documenten opslaat, met een wachtwoord beveiligt. Stel uw cloudbestanden in op privé en plaats een wachtwoord voor de mappen op uw computer of flashstation.
- U kunt de flashdrive of harde schijf ook in een andere lockbox bij uw bank bewaren. Zo heb je digitale kopieën op 2 fysieke locaties.
Methode 2 van 2: De juiste documenten opslaan
Stap 1. Stop al uw persoonlijke identificatiedocumenten in de draagbare lockbox
Bij een calamiteit moet u uw identiteit en familierelaties kunnen aantonen. Bewaar originelen van alles wat je nodig hebt om jezelf en je gezin te identificeren in de lockbox.
- Zelfidentificatiedocumenten omvatten uw paspoort, geboorteakte, socialezekerheidskaart en groene kaart of immigratiegegevens. U moet ook een kopie van uw rijbewijs of door de staat uitgegeven identiteitsbewijs achterlaten.
- Als je op enig moment in het leger hebt gediend, voeg dan ook je dienst-ID en gegevens toe.
- Neem voor uw familierelaties uw huwelijks- of scheidingspapieren, geboorteakten van kinderen, adoptie- of voogdijpapieren en eigendomspapieren of -labels van huisdieren op.
Stap 2. Bewaar uw financiële gegevens om te bewijzen wat u bezit
Financiële en eigendomsgegevens zijn belangrijk voor vergoedingen en verzekeringen na elke vorm van ramp, dus neem deze altijd ook op in uw lockbox. Leg alles wat u bezit en al uw bezittingen op papier vast, zodat u ze kunt terugvinden als er een ongeluk gebeurt en u moet vertrekken.
- Belangrijke eigendomsgegevens zijn onder meer de akte van uw huis, taxatie van de waarde van onroerend goed, eigendom van uw auto en andere registratiedocumenten, uw testament en bank- en pensioenrekeninggegevens. Voeg ook kopieën toe van eventuele verzekeringsplannen die u heeft.
- Over het algemeen moeten er ook records voor recente of lopende financiële verplichtingen in de doos zitten. Voorbeelden zijn uw hypotheekdocumenten, leninginformatie, alimentatie, kinderbijslag, automatische betalingsgegevens voor kabel, sportscholen, nutsbedrijven of abonnementen en de meest recente belastingaangiften.
- Als u uw woning huurt in plaats van bezit, vermeld dan uw lease- of huurovereenkomst.
Stap 3. Voeg uw medische gegevens toe, zodat u ze niet kwijtraakt
U heeft ook uw gezondheids- en medische gegevens nodig in geval van nood. Zorg ervoor dat u beschikt over immunisatie- en vaccingegevens, lijsten met medicijnen die u neemt, een lijst met uw allergieën of gezondheidsproblemen, uw ziekteverzekeringsinformatie, medische volmachtformulieren en contactgegevens van uw artsen en tandarts, zodat u hen kunt bereiken als u moet.
- Vergeet niet om al deze informatie ook voor andere leden van uw huishouden of gezin op te nemen.
- Als u een handicap heeft, zorg er dan voor dat u records toevoegt die dit bewijzen, evenals alle papierwerk voor uw voordelen of compensatie.
- Als u een huisdier heeft, voeg dan ook veterinaire gegevens toe.
Stap 4. Maak foto's van waardevolle voorwerpen of eigendommen voor verzekeringsdekking
Niet alles wat je bezit past in je lockbox, dus het bewaren van foto's van waardevolle spullen kan helpen als er iets beschadigd is en je verzekeringsclaims moet indienen. Maak foto's van waardevolle spullen die bij een ongeluk beschadigd kunnen raken. Bewaar fysieke kopieën van de foto's in de doos en upload ook digitale kopieën naar een flashstation of cloudopslagbestand.
Sommige items waarvoor u mogelijk dekking nodig hebt, zijn uw huis, auto, kunstwerken, verzamelobjecten of dure elektronica
Stap 5. Laat wat contant geld in de lockbox achter voor het geval dat
Als er een stroomstoring is of als u uw huis moet verlaten, heeft u mogelijk geen toegang tot uw bankrekening. Laat een noodfonds achter met kleine biljetten, niet hoger dan biljetten van $ 20, voor het geval je geld nodig hebt tijdens een noodgeval.
Hoewel het belangrijk is om noodgeld te hebben, moet u niet al uw spaargeld daar achterlaten. Geld op een bankrekening is verzekerd door de FDIC en geld in uw lockbox niet. Het is beter om het grootste deel van uw spaargeld op de bank te laten staan en alleen op te slaan wat u nodig heeft in contanten
Stap 6. Gebruik een afsluitbare archiefkast voor minder belangrijk papierwerk
Elk huishouden heeft genoeg ander papierwerk dat niet van cruciaal belang is en niet in uw lockbox hoeft te zitten. De beste manier om deze documenten op te bergen is met een metalen, afsluitbare archiefkast. Dit houdt ze beschermd en georganiseerd, en u hoeft zich geen zorgen te maken dat u ze bij u moet dragen als u uw huis moet verlaten.
- Enkele belangrijke maar niet-kritieke papieren omvatten recente bankafschriften, belastingaangiften van meer dan een jaar oud, school- of werkpapieren, rekeningen van nutsbedrijven, creditcardafschriften en belangrijke bonnen.
- Over het algemeen kunt u rekeningen of afschriften die ouder zijn dan een jaar versnipperen. U kunt ze ook digitaliseren als u de administratie overzichtelijk wilt bewaren.
Tips
- Bewaar je je documenten liever buiten je huis, dan kun je ook een lockbox huren bij je bank. Vraag een baliemedewerker naar uw mogelijkheden.
- Om je voor te bereiden op een noodgeval, is het ook een goed idee om voedsel, water, medicijnen, zaklampen, een draagbare radio en een EHBO-doos op te bergen.
Waarschuwingen
- Als er ooit een noodgeval is en u uw huis meteen moet verlaten, geef dan prioriteit aan ieders veiligheid. Uw documenten kunnen wachten tot alle anderen weg zijn.
- Breng uw leven of veiligheid niet in gevaar om uw documenten te bewaren.
