Weinig dingen zijn belangrijker voor een goedlopend kantoor dan een werkend archiefsysteem. Of u nu de enige bent die bestanden opent of deelt met een staf, het archiefsysteem dat u kiest, moet zo zijn georganiseerd dat iedereen kan vinden wat ze zoeken. Als het archiefsysteem moeilijk te gebruiken is, blijf je aan papieren hangen uit angst ze in de mappen kwijt te raken, en heb je al snel stapels papieren op je bureau.
Stappen
Stap 1. Bepaal een archiveringssysteem
Wat het ook is, het moet logisch zijn, zodat je precies weet waar elk stuk papier is. Uw opties zijn:
- Alfabetisch. Dit systeem is het beste wanneer de meeste van uw bestanden namen van cliënten, patiënten of klanten zullen zijn.
- Onderwerp of categorie: De meeste bestandssystemen zijn geordend op onderwerp of categorie, wat goed werkt als het correct is ingesteld, maar ook het meest verwarrend kan zijn als dat niet het geval is.
- Numeriek/chronologisch. Dit is het beste wanneer uw bestanden voornamelijk uit genummerd of gedateerd materiaal bestaan, zoals inkooporders of bonnen.
Stap 2. Vul je dossierladen met hangmappen
De hangmappen worden nooit verwijderd en fungeren als plaatshouders voor de manilla-enveloppen die u uit de lade haalt.
Stap 3. Sorteer uw papieren in stapels op categorie
Als een stapel meer dan een centimeter of twee hoog wordt, verdeel deze dan in subcategorieën. Als een stapel te dun is, combineer deze dan met een andere stapel en hernoem deze. De namen van de stapels moeten het gemakkelijk maken om te bepalen in welke stapel elk stuk papier gaat.
Stap 4. Plaats elke stapel in een manilla-map en label deze duidelijk
Het is het beste om mappen te gebruiken met tabbladen die zich in het midden bevinden in plaats van verspringend, omdat de bestanden er dan netter uitzien.
Stap 5. Plaats de manilla folders in de hangmappen
Voor de meeste bestanden werken gewone hangmappen, maar voor dikke bestanden of bestanden die je in subcategorieën moest verdelen, gebruik je de onderste mappen. U kunt de mappen naar wens ordenen, maar de meeste mensen gebruiken op dit moment een alfabetisch systeem.
Stap 6. Label de hangmappen met dezelfde namen als de manilla-mappen
Plaats alle plastic lipjes aan de linkerkant van de map, tenzij u een laterale archiefkast gebruikt. Voor zijmappen, die van links naar rechts lopen wanneer u de lade opent in plaats van van voren naar achteren, plaatst u de lipjes aan de rechterkant.
Stap 7. Plaats een voorraad hang- en manillamappen bij de mappen, zodat je gemakkelijk een map kunt toevoegen als je merkt dat je een stuk papier hebt dat niet bij een bestaande map hoort
Vermijd mappen die te dik of te dun zijn. U kunt ook mappen een nieuwe naam geven en papieren opnieuw distribueren als u besluit dat u opnieuw moet categoriseren.
Stap 8. Verwijder aan het einde van het jaar alle mappen, label verse manilla-mappen met dezelfde categorienamen en plaats ze in de bestanden
Ga door de oude mappen om te zien of er iets moet worden overgezet naar de huidige bestanden en plaats de rest in je archief.
Tips
U kunt in de verleiding komen om uw bestanden een kleurcode te geven, uw computer te gebruiken om bestandslabels af te drukken of uw bestanden op een andere manier aantrekkelijker te maken. Als u echter een wijziging moet aanbrengen, zoals het toevoegen van een enkele map, zult u niet tevreden zijn als u merkt dat u niet de juiste kleurmappen hebt of dat u een bestandslabel met de hand moet schrijven. Het is het beste om dingen eenvoudig te houden
Waarschuwingen
- Maak nooit een diverse stapel voor wat je niet kunt categoriseren, want daar komt alles terecht.
- Zodra u een archiveringssysteem hebt opgezet, moet u uw archivering bijhouden. Maak elke dag tijd vrij om papieren van je bureau te halen en op te bergen. Weersta de verleiding om een diepe archiefmand boven op uw dossiers te plaatsen, want u vult het gewoon en het wordt een ander dossier.
