Heeft u entertainment nodig voor een locatie of evenement? U kunt leren een geschikte band te vinden en te selecteren, deze te boeken en ervoor te zorgen dat uw evenement soepel verloopt.
Stappen
Deel 1 van 3: De juiste band kiezen
Stap 1. Stel een werkingsbudget in
Hoeveel kun je je veroorloven om uit te geven aan een touring band? Hoeveel moet je uitgeven om de locatie, het huispersoneel, de barmannen, het deurpersoneel en andere bemanningsleden voor de show te beveiligen? Hoeveel kunt u redelijkerwijs verwachten te verdienen aan de kaartverkoop? Beantwoord deze vragen voordat je op zoek gaat naar bands.
- De meeste grotere touringbands vragen een gegarandeerde vergoeding voor het verschijnen, naast of in plaats van een deel van de ticketverkoop aan de deur. Dat betekent dat als je een big band boekt en niemand kaartjes koopt, je toch een hoge vergoeding verschuldigd bent.
- Veel kleine akoestische acts kunnen relatief goedkoop worden geboekt, voor tussen de $ 750-1200, terwijl grotere bands garanties van meer dan $ 2500+ bieden voor meerdere uren entertainment.
Stap 2. Beschouw je publiek realistisch
Wanneer je een band boekt om op je evenement, festival of locatie te spelen, moet je een geschikte band kiezen voor de klus. Wie wil je realistisch gezien mensen in jouw omgeving zover krijgen dat ze goed geld betalen om te komen kijken? Of wie wil je vaste publiek zien optreden?
- Soms is het publiek vast, bij een bruiloft of andere bijeenkomst, soms heb je een wisselend publiek en zal de act die je inbrengt verschillende mensen aantrekken.
- Wees realistisch. Kun je een Scandinavische death metal/bluegrass-band krijgen om een groot concert in het midden van het landelijke Iowa te vullen? Geef je geld niet dom uit als je de ruimte niet kunt vullen.
Stap 3. Bedenk een verlanglijstje met bands
Wie zou jij op jouw locatie of evenement willen laten spelen? Zelfs als je een band inhuurt om je bruiloft te spelen, hoef je geen 'trouwband' in te huren. U zult versteld staan van wat er voor u beschikbaar is met het juiste budget. Als je je favoriete lokale rockband wilt laten spelen, doen ze dat waarschijnlijk voor de juiste prijs.
- Zoek de schema's van touring bands op Bandcamp, of hun persoonlijke websites. Kijk of ze in de buurt zijn als je wilt boeken. Luister naar geluidsfragmenten en zoek video op om te zien wie geschikt zou zijn.
- Denk ook lokaal. Lokale bands brengen vaak een groter publiek en hanteren lagere gegarandeerde vergoedingen voor optredens. Welke bands in de omgeving zou je voor minder kunnen boeken?
Stap 4. Kies een band die geschikt is voor de locatie of het evenement
Wanneer je een band vindt waarin je geïnteresseerd bent en die beschikbaar is wanneer je een boeking nodig hebt, is het tijd om contact op te nemen en te informeren naar hun tarieven, pakketten en vergoedingen.
- Het internet is een geweldige plek om te beginnen. Je kunt een advertentie plaatsen op Craigslist of contact opnemen met bands op Facebook. Reverbnation.com is een geweldige bron om lokale bands te vinden. Het biedt een zoekmachine om te verfijnen op genre en locatie.
- Vaak heeft de band ook muziek op de site zodat je een sample kunt beluisteren. Als de band erin is geslaagd een Reverbnation-account op te zetten, zouden ze contactgegevens of een link naar hun officiële webpagina moeten hebben.
Stap 5. Neem contact op met het management van een toekomstige band
Als je een band vindt die je wilt boeken, neem dan online of telefonisch contact op. Vertel hen over uw evenement of locatie, de datum waarop u de band wilt boeken en ontdek hun garantie en andere bijbehorende kosten.
- Als je een grotere act of een touringband voor een locatie inhuurt, moet je meestal contact opnemen met het management of de boekingsagent van de band. Deze informatie is meestal beschikbaar op de websites van artiesten, onder het tabblad "Contact".
- Als je een band nodig hebt om op een evenement op te treden, maar het niet veel uitmaakt wie of wat voor soort muziek erbij komt kijken, kun je het beste contact opnemen met een talentenbureau bij jou in de buurt. Deze bureaus helpen je in contact te komen met bands in de buurt, of bands die door de buurt komen, die geschikt zijn voor jouw evenement of locatie.
Stap 6. Wees voorbereid om te beschrijven wat u zoekt
Wanneer u contact opneemt, moet u informatie verstrekken over de show die u opvoert. Geef ze een gedetailleerd beeld van wat je doet, wat je wilt en wat er beschikbaar is op de locatie.
Wees specifiek. Hoe ziet jouw locatie eruit? Heeft u geluidsapparatuur beschikbaar? Verlichting? Zal er iemand zijn om geluid te maken? Hoe lang moet de band spelen? Is er na de show nog accommodatie beschikbaar?
Deel 2 van 3: De show boeken
Stap 1. Zorg voor een goede locatie, als je dat nog niet hebt gedaan
Voordat je een band boekt, moet je ervoor zorgen dat je een plek hebt waar die band kan spelen. Het is een slechte gewoonte om een band te boeken voordat je zeker weet dat er een geschikte locatie is om die band te laten zien.
- Wanneer je contact opneemt met de band, zorg er dan voor dat je een gedetailleerde lijst geeft van de geluidsapparatuur die beschikbaar is op de locatie, en ontdek met welk type uitrusting de band zal komen. Op een bluegrassband moet je je heel anders voorbereiden dan op een death metal act.
- Wil je meer weten over het verhuren van een zaal voor een evenement, lees dan dit artikel.
Stap 2. Voorzie de band of hun management van een uitvoeringscontract
Afhankelijk van de grootte van de act die je boekt, zullen sommige bands deze voor het optreden leveren, terwijl andere werken op basis van een mondelinge overeenkomst. In verband met aansprakelijkheid en betaling is het belangrijk om uw overeenkomst schriftelijk vast te leggen.
- Praat met een advocaat over het opstellen van een uniek contract dat je kunt gebruiken voor alle bands die je huurt, of gebruik een sjabloon. Je kunt er een vinden door hier te klikken.
- Mondelinge contracten betekenen niets als je tickets verkoopt om een band te laten optreden. Een lokaal open-mic optreden is één ding, maar als je probeert een band te laten komen opdagen voor een gegarandeerde vergoeding en een deurovereenkomst, moet je dit schriftelijk hebben. Wees professioneel.
Stap 3. Stel de ticketprijzen op de juiste manier in
Hoeveel geld moet je verdienen om aan het eind van de avond vooruit te komen? Hoeveel zullen mensen willen uitgeven om een band te zien? Je kunt misschien een geweldige act naar de stad brengen, maar als je $ 75 per kaartje vraagt, kan het moeilijk zijn om mensen naar buiten te krijgen.
Stap 4. Huur iemand in om geluid te maken
Afhankelijk van uw situatie, moet u waarschijnlijk iemand voorzien om te helpen met het geluid op de locatie. Locaties bieden meestal geen live geluidstechnici als je ze verhuurt, en bands zouden nooit hun eigen geluid hoeven te runnen. Dit is een essentieel onderdeel van het neerzetten van een succesvolle show.
Live-geluidstechnici kunnen worden ingehuurd bij lokale geluidsstudio's, en locaties hebben vaak contactgegevens om indien nodig contact op te nemen
Stap 5. Zoek eventueel een lokaal voorprogramma
Als je een grote show geeft, wil je meestal meer dan alleen de headliner om te spelen. Dit helpt om een publiek op te bouwen, omdat lokale bands mensen naar de show zullen halen, terwijl het mensen ook meer waar voor hun geld geeft.
- Als de headliner niet om een snee van de deur vraagt, geef deze dan aan de openingsbanden. Dit geeft hen een stimulans om mensen naar de show te halen. Hoe meer mensen ze meenemen, hoe groter hun deel.
- Enkele touringbands zullen voorprogramma's meebrengen. Zorg ervoor dat je ook die bands te weten komt en in contact komt.
Stap 6. Huur eventueel beveiliging en deur in
Sommige locaties zullen beveiliging, barmannen en ander personeel leveren, terwijl u dit op andere moet bieden. Over het algemeen heb je minstens een paar mensen nodig om de beveiliging te runnen, iemand om de deur te bemannen en bedienend personeel als je drankjes of eten op de locatie serveert.
Stap 7. Huur eventueel catering in
Voor grotere bands moet je voor eten en andere accommodatie zorgen. Over het algemeen wordt deze informatie verstrekt over een tourrijder, samen met andere planningsinformatie en backstage-vereisten voor het optreden van de band. Neem contact op met de berijder, geef de gevraagde items of onderhandel over andere opties.
De meeste bands hebben geen uitgebreide backstage-eisen, ondanks enkele beruchte voorbeelden. Voor de meeste bands is een flesje water, wat snacks, een paar gratis drankjes aan de bar en een plek om backstage te ontspannen prima
Deel 3 van 3: De show opvoeren
Stap 1. Promoot de show een aantal weken van tevoren intensief
Als de persoon die de band boekt, ben jij degene die verantwoordelijk is voor het krijgen van mensen op de stoelen. Je moet enkele weken of zelfs maanden van tevoren beginnen met het promoten van je show.
- Neem contact op met lokale radiostations om tijd te winnen voor het promoten van de show. Druk flyers af en plak ze in de stad in lokale bedrijfsvensters. Haal het woord eruit.
- Promoot de show ook online. Schiet herinneringen naar je e-maillijst en post over de show op Facebook. Blijf in het oor van de mensen.
Stap 2. Bied een stimulans om vroeg tickets te kopen
Als mensen wachten om kaartjes te kopen, zullen ze vaak besluiten om helemaal niet te komen wanneer de dag van de show begint. Als iemand een kaartje in de hand heeft, zijn die plannen echter concreet. U wilt kaartjes verkopen, wat betekent dat u mensen moet aanmoedigen om ze te kopen. Nutsvoorzieningen.
Bied korting en maak tickets duurder op de dag van de show. Bied zo nodig andere prijsbonussen aan, zorg ervoor dat de tickets gewoon worden verkocht
Stap 3. Werk samen met lokale bedrijven voor ticketpromoties
Een van de beste manieren om tickets te verkopen, is door ze op verschillende locaties beschikbaar te stellen. Lokale platenwinkels, muziekwinkels en andere gelijkgestemde locaties zijn geweldige plekken om tickets op te halen. Je kunt op al die locaties reclame maken voor de show en andere mensen een reden geven om de show te promoten. Als mensen in hun winkel komen, is de kans groter dat ze kaartjes kopen.
Stap 4. Wees erbij als de band er is
Het laatste wat je wilt, is dat een band op een of andere locatie verschijnt zonder idee waar te gaan, wat te doen of met wie ze moeten praten. Houd contact en wees er, klaar om te helpen en vragen te beantwoorden. Een goede show hangt af van tijdig en adequaat management.
Help in- en uitpakken als je een reputatie wilt opbouwen als een solide promotor. Als je daar bij het busje bent, versterkers aan het sjouwen? Die band zal een goed woordje doen voor je locatie
Stap 5. Zorg voor een overeengekomen gastvrijheidsservice voor de band
Zorg ervoor dat op de dag van de show alles klaar staat voor de band wanneer ze aankomen. Wat je ook hebt afgesproken, zorg voor backstage en werk samen met de band om meer te weten te komen over aanvullende dingen die ze nodig hebben. Stopcontacten, water, alle last-minute dingen die zich kunnen voordoen, zijn jouw taak om voor te zorgen.
Geeft bands wat privacy. Touren is zwaar. De meeste bands willen gewoon een paar uur alleen zijn, douchen, iets eten en hun telefoon opladen
Tips
- Ken uw budget, datum en andere benodigdheden voordat u contact opneemt met een band. De meeste professionele bands zullen hun prijs aanpassen op basis van deze informatie. Je wordt niet goed ontvangen als je belt en gewoon vraagt: "Wat reken je om te spelen?"
- Als je specifieke verwachtingen hebt van de band, laat het hen dan weten voordat je boekt. Verwacht niet dat ze tussen de sets DJ'en als het niet van tevoren is besproken.