Denk bij het boeken van uw entertainment aan uw gasten, de aard van uw evenement en uw budget. U kunt entertainmentopties boeken, zoals muzikanten, dansers, sprekers en komieken. Onderzoek de soorten optredens en entertainers die geschikt zijn voor uw evenement. Neem contact op met de entertainer en onderhandel over de logistiek. Met een beetje planning kunt u uw volgende evenement onvergetelijk maken!
Stappen
Deel 1 van 3: Je entertainment kiezen
Stap 1. Onderzoek je totale evenementkosten en stel een entertainmentbudget in
Je hebt misschien al een budget in gedachten, maar probeer uit te splitsen hoeveel je kunt besteden aan entertainment. Vergeet niet om andere kosten, zoals eten, decoraties en geschenken, mee te nemen en te zien wat u over heeft in uw budget.
Stap 2. Reserveer van tevoren om uw topkeuzes veilig te stellen
Overweeg uw entertainmentopties ruim voor uw evenement en plan uw entertainer vroeg te boeken. Entertainers hebben het vaak erg druk en kunnen maanden van tevoren boeken.
U hoeft niet overhaast een beslissing te nemen, maar kijk in de agenda's van artiesten om een idee te krijgen van hun beschikbaarheid. Je kunt hun aankomende evenementen bekijken op hun website
Stap 3. Kies uw prestatietype
U kunt verschillende uitvoeringsopties kiezen, zoals muzikant, danser of spreker. Neem uw beslissing op basis van uw gasten en de stijl van uw evenement. Houd rekening met de leeftijd, achtergrond en cultuur van uw gasten. Denk na over uw entertainmentbehoeften voor het evenement en kies een uitvoeringstype dat goed bij uw evenement past.
- Wil je een muzikant, zoals een band, akoestische zanger of DJ? Of ben je op zoek naar een dansvoorstelling of een komische sketch?
- Is het feest voor een kinderverjaardagsfeestje of afstuderen? Of is dit een babyshower?
- Je kunt creatief zijn en minder gebruikelijk entertainment boeken, zoals vuurartiesten, hoelahoepers of buiksprekers.
DESKUNDIGE TIP
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Stap 4. Bepaal het genre en de stijl
Misschien wil je een danser boeken, maar er zijn een aantal dansstijlen waar je uit kunt kiezen. Wil je een ballet-, tap- of buikdanseres? Bedenk welke specifieke muziekstijl, comedy of lezing je wilt houden. Dit zal helpen om uw zoekopdracht te verfijnen.
Stap 5. Onderzoek uw topkeuzes voor entertainers
Nadat je een idee hebt van genre of stijl, ga je online en zoek je naar artiesten die aan je criteria voldoen. Zoek naar iemand met ervaring en die verschillende solide referenties en recensies heeft.
Probeer details te achterhalen zoals prestatie-achtergrond, ervaringsniveau, training of opleiding
Stap 6. Bekijk live optredens, in persoon of video-opnames
Google video's van de entertainers die je wilt boeken. Zoek naar muziekvideo's of opnames van live optredens. Bekijk optredens om een idee te krijgen van wat u kunt verwachten. Past dit bij jouw evenement?
Let op hoe het publiek reageert op de muziek of de uitvoering. Heeft iedereen plezier? Draagt de entertainer zich goed? Het beantwoorden van dit soort vragen kan je helpen potentiële entertainers te ordenen
Deel 2 van 3: De logistiek uitzoeken
Stap 1. Neem rechtstreeks contact op met een entertainer
Kijk op hun website voor boekingsinformatie. Sommigen hebben misschien een telefoonnummer om te bellen of een contactformulier om in te vullen. Vermeld de locatie en datum van het evenement. Vermeld details zoals de aard van het evenement en eventuele verwachtingen die u heeft. Wees beknopt en vriendelijk.
Je komt misschien niet rechtstreeks in contact met de artiest, en dat is oké. Praat met hun manager of agent over je evenement
Stap 2. Schakel eventueel een talentagent of entertainmentbureau in
Het is de taak van een talentagent om artiesten te koppelen aan klanten voor live-evenementen. Entertainmentbureaus zijn bedrijven die zich richten op het verzorgen van entertainment voor evenementen. U kunt online zoeken naar bedrijven of agenten om u te helpen artiesten te vinden.
- Ze kunnen u ook helpen met de zakelijke aspecten, zoals het onderhandelen over het contract en het uitpluizen van de details.
- Agenten en bedrijven krijgen een percentage van elke entertainmentdeal, dus houd hier rekening mee bij het opstellen van uw budget.
- Typische responstijd is 3-5 dagen. Vervolg met een nieuwe e-mail als je na ongeveer 5 dagen nog geen antwoord hebt ontvangen.
Stap 3. Overleg met je locatie over eventuele beperkingen voor evenementen
Of uw locatie nu is geboekt of u nog aan het beslissen bent, neem contact op met de locatie om uw evenement te bespreken. Sommige locaties zijn beter geschikt voor bepaalde evenementen dan andere, en het is handig om naar uw locatie te kijken voordat u uw entertainment beslist.
- U kunt de locatie direct bellen of mailen, of op hun website zoeken naar informatie.
- Zorg dat er genoeg ruimte is voor het entertainment waar je aan denkt. Bedenk ook of uw evenement binnen of buiten zal plaatsvinden.
- Als u bijvoorbeeld een DJ wilt boeken, heeft deze ruimte nodig om audioapparatuur en een tafel of twee op te zetten. Je zult ook ruimte willen voor een dansvloer, en misschien een laser of twee! Houd hier rekening mee als u op zoek bent naar locaties of uw entertainer boekt.
Stap 4. Vraag een gesprek aan bij je entertainer of boekingsagent
Het is gemakkelijker om verwachtingen te overstijgen en de prijs persoonlijk te bespreken. Als uw entertainer tijd heeft en als het werkt met uw schema, regel dan een vergadering om uw evenement te bespreken.
Stap 5. Bespreek eventuele vragen, verzoeken en vereisten met je artiest
U kunt zowel persoonlijk als telefonisch overleggen. Stel alle vragen aan de entertainer of hun manager en beantwoord en vragen om de aard van uw evenement te verduidelijken. Vraag zeker of uw entertainer bepaalde vereisten heeft.
- Als je specifieke verzoeken hebt, zoals liedjes of shoutouts, laat het ze dan van tevoren weten.
- Het doorspoelen van al deze details vóór het evenement helpt miscommunicatie te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen gelukkig is en plezier heeft.
Stap 6. Spreek het boekingstarief af
De meeste entertainers hanteren een standaardtarief, meestal per uur. De entertainer of hun agent zal u een prijs aanbieden, en u kunt de prijs bespreken in termen van uw budget. Misschien bespreekt u hoe u hun tarief binnen uw budget kunt laten werken, zoals het verkorten van de tijd. Of misschien hebben ze aangepaste tarieven op basis van de aard van uw evenement.
- Onderhandel met de artiest over de prijs door een tarief voor te stellen dat 10% lager ligt dan wat ze bieden.
- Het is prima om weg te lopen van uw voorgestelde deal als het niet voor u werkt. Zeg gewoon: "Dit past niet in mijn budget. Excuses voor het ongemak."
Stap 7. Schrijf en teken een contract als je officiële afspraken wilt
U en uw artiest kunnen over details praten en uw overeenkomsten onderhandelen totdat beide partijen tevreden zijn. Leg de afspraken vervolgens op schrift, zodat iedereen duidelijk is over de verwachtingen en het loon. Laat je entertainer en zijn agent of manager het contract ondertekenen, en onderteken het dan zelf.
U kunt desgewenst ook een mondelinge afspraak maken
Deel 3 van 3: Een geweldig evenement voorbereiden
Stap 1. Wijs uw speelruimte aan
Kies waar u uw entertainment wilt laten zien. Ruim je ruimte op en plaats meubels of decoraties, zoals je podium, dansvloer en geluidsapparatuur.
U kunt uw voorbereidingen baseren op eventuele andere reserveringen en de aard van uw evenement. Misschien wacht u bijvoorbeeld op een cateringbestelling
Stap 2. Zorg ervoor dat alle gasten uw entertainment kunnen zien en horen
Test voor het evenement de locatie van de voorstelling en de geluidsapparatuur. Controleer of de microfoon werkt en of het geluid vanuit alle hoeken van de kamer te horen is. Als je een visuele voorstelling hebt, ga dan op verschillende plekken in de kamer staan om de zichtbaarheid te controleren.
Maak indien nodig aanpassingen aan de locatie en het geluid van uw artiest
Stap 3. Plan voor het plannen van vertragingen, voor het geval dat
Zelfs Broadway bereidt studenten voor, dus wees op alles voorbereid. Je moet altijd het onverwachte verwachten en enige flexibiliteit hebben bij het plannen van evenementen. Houd enkele tijdvullende ideeën in gedachten voor een vertraging van 30 minuten of 3 uur.
- U kunt bijvoorbeeld een back-up entertainer hebben, een kort welkom of introductie.
- Als je DJ afzegt, kun je plannen om je eigen muziek af te spelen. Gebruik cd's, apps voor mobiele telefoons of uw computer.
- Als je cabaretier te laat is, laat dan iemand improviseren voordat ze er zijn!