Het promoten van een festival is een belangrijk onderdeel van een succesvol evenement. Welk type festival je ook wilt promoten, of het nu een muziek-, dans-, kunst- of foodfestival is, de stappen zijn vergelijkbaar. Je moet het festival op zoveel mogelijk manieren onder de aandacht brengen, terwijl je je toch aan een budget houdt en je tijd effectief gebruikt. Door een promotieplan op te stellen en vervolgens een grote verscheidenheid aan advertenties te gebruiken, kunt u uw festival succesvol promoten en festivalgangers van heinde en verre aantrekken.
Stappen
Methode 1 van 4: Een promotieplan maken
Stap 1. Stel festivaldetails in
Voordat je begint met het promoten van je festival, moet je er een duidelijke datum en tijd voor hebben. Idealiter zouden de datum en tijd tussen een half en een heel jaar voor het eigenlijke evenement worden ingesteld, afhankelijk van de omvang van je festival. Als u weet wanneer het festival plaatsvindt, kunt u effectiever reclame maken.
- Je hoeft niet alle festivaldetails vast te leggen voordat je aan de promotie begint. Je moet gewoon genoeg gladgestreken hebben zodat mensen begrijpen wat voor soort festival het is en wanneer ze er naartoe kunnen gaan.
- Als u bijvoorbeeld een plaatselijk dramafestival plant, moet u weten wanneer en waar het festival zal zijn, evenals welke toneelstukken er zullen worden opgevoerd. U hoeft echter niet de exacte tijden van de spelen te hebben wanneer u met de promotie begint. Dit kan later worden gladgestreken.
Stap 2. Bepaal wat voor soort promotie je gaat doen
Promotie voor elk festival moet een verscheidenheid aan methoden omvatten om het woord bekend te maken. Het kan zowel gratis vormen van promotie zijn, zoals mond-tot-mondreclame en een campagne op sociale media, als die welke geld kunnen kosten, zoals een website en een gedrukte campagne. Dit zijn allemaal complementaire en potentieel effectieve manieren om bekendheid te geven aan uw evenement.
Als je een groep mensen hebt die verantwoordelijk is voor promotie, kun je de soorten promotie onder elkaar verdelen om het werk te verdelen
Stap 3. Kies uw demografische doelgroep
Als je een festival promoot, wil je er reclame voor maken aan mensen die mogelijk gaan. Als u heel duidelijk bent over uw demografie, kunt u meer gerichte promotie doen en wordt uw promotie effectiever dan algemene promotie zonder een specifiek doel.
Als u bijvoorbeeld een muziekfestival voor lokale bands promoot, zijn uw doelgroep waarschijnlijk jongeren. Als je een festival voor klassieke muziek promoot, zal je demografie ouder zijn. Met dit verschil in gedachten kunt u uw tijd en middelen effectiever gebruiken voor promotie
Stap 4. Maak een promotiebudget
Het promoten van een festival kost tijd en middelen. Om een festival effectief te promoten, moet je een budget maken dat rekening houdt met verschillende soorten promotie. Hierdoor kunt u uw geld effectief gebruiken en geen buitensporige hoeveelheden geld uitgeven die u niet heeft.
- Eerst moet u bepalen hoeveel geld u aan promoties moet uitgeven. Dan moet je dat geld verdelen over de verschillende soorten promotie die je wilt doen.
- Om een effectief budget te maken, moet u wat onderzoek doen naar de kosten van bepaalde soorten promotie. Hoeveel gaan online-, print- en mediaadvertenties u bijvoorbeeld kosten? Bel of e-mail lokale tv-stations, radiostations en publicaties waarin u wilt adverteren en vraag hen naar hun kosten of of ze gratis lokale festivals promoten in hun inhoud over lokale gebeurtenissen.
- Promoties is slechts een onderdeel van je totale festivalbudget.
Stap 5. Maak een promotionele tijdlijn
Om een festival effectief te promoten, moet je vroeg met promotie beginnen, maar niet zo vroeg dat mensen het vergeten als het zover is. Begin een paar maanden voordat het gaat plaatsvinden met het promoten van een klein festival. Doe een paar promoties om bekend te maken dat het festival in eerste instantie zal plaatsvinden. Als het festival nog maar een paar weken verwijderd is, verhoog dan de hoeveelheid promotie die je doet.
- Sommige promotionele activiteiten, zoals het maken van een website, kunnen enkele maanden voor het evenement worden gedaan. Het online hebben van de site kost u niet veel en stelt mensen in staat informatie te vinden wanneer ze die willen.
- Betaalde advertenties, zoals die in lokale kranten, moeten een paar weken van tevoren en tot de week van het evenement worden gedaan, zodat mensen zeker de dag en tijd opzij kunnen zetten om het evenement bij te wonen.
- Te vroeg beginnen met promotie kan er ook voor zorgen dat je het grootste deel van je budget al vroeg uitgeeft, waardoor er weinig middelen overblijven voor het laatste zetje in de aanloop naar het festival.
Methode 2 van 4: Het festival persoonlijk promoten
Stap 1. Gebruik je community om het festival te promoten
Veel kleine festivals worden georganiseerd door gemeenschapsgroepen die het woord kunnen verspreiden via persoonlijke connecties. Mond-tot-mondreclame is een effectieve en gratis manier om de bezoekersaantallen naar uw festival te vergroten.
Als u bijvoorbeeld een kerkfestival organiseert, zorg er dan voor dat gemeenteleden van uw kerk het nieuws over het festival verspreiden onder hun familie en vrienden
Stap 2. Maak partnerschappen met bedrijven
Om een festival effectief te promoten, is het een goed idee om wederzijds voordelige relaties aan te gaan met bedrijven die gerelateerd zijn aan het onderwerp van je festival. Deze partnerschappen omvatten doorgaans handelstoegang tot uw festival voor promotie en goederen en diensten van uw partners. De beste soorten festivalpartners zijn degenen die een demografische of interesse in uw type festival delen, omdat u allebei profiteert van uw partnerschap.
- Uw zakenpartners zullen uw festival meestal in hun bedrijf promoten. Dit kan worden gedaan door gedrukte advertenties in het bedrijf te tonen of door het festival te vermelden aan de klanten van het bedrijf.
- Als je bijvoorbeeld een jazzmuziekfestival organiseert, probeer dan samen te werken met het lokale jazzradiostation dat jouw festival op hun station kan vermelden.
- Je kunt ook praten met docenten jazzmuziek en hen vragen hun studenten over het festival te vertellen in ruil voor gratis passen of een showcase van hun studenten.
- Lokale jazzclubs en andere jazzgerelateerde bedrijven zouden in dit voorbeeld ook een goede zaak zijn. In ruil voor het promoten van uw festival in hun bedrijven, kunt u hen advertentieruimte op het festival aanbieden.
- Door samen te werken met bedrijven kun je meer van je doelgroep bereiken zonder geld uit te geven en het geeft je festival een autoriteit als elk bedrijf dat betrokken is bij het onderwerp van je festival, het festival zelf promoot.
Stap 3. Maak gemeenschapspartnerschappen
Community-groepen, organisaties en individuen kunnen een grote troef zijn bij het promoten van een festival. Identificeer en neem contact op met mensen en groepen die mogelijk geïnteresseerd zijn in uw festival en vraag of ze geïnteresseerd zijn in het promoten van en betrokken zijn bij het festival.
- Om mogelijke communitypartners te identificeren, doe een online zoekopdracht en als degenen die betrokken zijn bij je festivalplanning, als ze iemand kunnen bedenken die mogelijk geïnteresseerd is.
- Als u bijvoorbeeld een vakantiefestival promoot, zoals een kerstfestival, kunnen lokale zanggroepen en religieuze groepen geïnteresseerd zijn in het gratis promoten van uw festival als ze een rol mogen spelen in het eigenlijke festival.
- Communitypartners kunnen je festival op verschillende manieren promoten. Organisaties en gemeenschapsgroepen kunnen hun leden bijvoorbeeld mailen over het festival en ze vragen leden om het ook te verspreiden. Ze kunnen ook waardevolle troeven zijn als het gaat om het vinden van mensen voor het uitdelen van folders.
Stap 4. Maak folders en verspreid ze
Om bekendheid te krijgen, is het een goed idee om reclameposters en folders te maken die kunnen worden geplaatst in gebieden waar uw doelgroep samenkomt. Probeer de flyer indrukwekkend te maken door er een afbeelding of bijschrift op te plaatsen om de aandacht van mensen te trekken. Voeg echter ook basisinformatie toe, zoals de datum, tijd en locatie van het festival.
Als je bijvoorbeeld een muziekfestival voor kinderen promoot, hang dan flyers op op plaatsen waar kinderen samenkomen, zoals bibliotheken, speelgoedwinkels, parken en in de buurt van scholen. Als je een filmfestival promoot, hang dan de folders rond de theaters in je stad
Stap 5. Maak en distribueer verschillende promotionele producten
Naast meer traditionele flyers kunnen er producten gemaakt worden waar de naam van het festival op staat. Deze producten, zoals hoeden en tassen, kunnen vervolgens worden uitgedeeld in giveaways of bij andere evenementen. Als mensen deze producten vervolgens in het openbaar gebruiken, wordt het reclame voor je aanstaande festival. Sommige items die goed zijn voor reclame, goedkoop zijn om te produceren en die wenselijk zijn voor het publiek, zijn onder meer:
- Bumper stickers
- Hoeden
- Tassen
- Toetsen
- Mokken
Methode 3 van 4: Marketing van uw festival online
Stap 1. Maak een website voor je festival
Elk festival zou een website moeten hebben waar mensen details kunnen vinden die niet beschikbaar zijn in advertenties en sociale media. Dit is een centraal informatiepunt waarnaar u in elk ander type promotie zult linken. Je festivalwebsite moet zowel aantrekkelijk als gebruiksvriendelijk zijn. Je wilt dat mensen er visueel tot aangetrokken worden, maar je wilt ook dat ze gemakkelijk de informatie vinden die ze nodig hebben.
- Raadpleeg een webdesigner om uw website te laten bouwen. Als je genoeg geld in je budget hebt om een professional in te huren, doe dat dan. Zo niet, kijk dan of iemand die betrokken is bij jouw festival ervaring heeft met het bouwen van websites of iemand kent die dit gratis of in ruil voor reclame op het festival zou doen.
- U kunt ook een websitemaker gebruiken, zoals WordPress, Wix en Squarespace, om uw eigen website te maken.
Stap 2. Maak een evenementpagina op Facebook
Social media is een geweldig hulpmiddel om een festival te promoten. Als u echter gewoon een bericht op uw sociale media-feed deelt, zullen veel mensen uw bericht niet ontvangen. In plaats daarvan moet je een evenement maken en delen, zodat meer mensen het zien.
Een evenementpagina kan ook handig zijn om potentiële festivalgangers op de hoogte te houden van festivaldetails en zal hen eraan herinneren dat het evenement dichterbij komt
Stap 3. Koop online advertenties
U kunt advertenties kopen op Facebook, Google en andere populaire websites. Deze advertenties zijn relatief goedkoop om te kopen en zijn gericht op waarschijnlijke festivalgangers in uw regio.
Facebook-advertenties zijn in hoge mate aanpasbaar. U kunt bijvoorbeeld uw advertentie ontwerpen, uw doelgroep kiezen en de kosten beperken zodat deze binnen uw budget passen
Stap 4. Blijf posten op sociale media naarmate het festival nadert
Je kunt gedurende de hele dag van het festival updates plaatsen over het festival op Facebook en andere sociale-mediaplatforms, zoals Instagram en Twitter. Dit zal last-minute bezoekers trekken en mensen herinneren aan het evenement.
- Doe bijvoorbeeld de week of 2 voor het festival elke dag een updatepost op social media. Schrijf "Arts and Crafts Festival in One Week" als titel van het bericht en geef vervolgens details over het festival in de hoofdtekst van het bericht.
- Vergeet ook niet om een link naar de website van het festival op te nemen, zodat mensen gemakkelijk alle details kunnen vinden die ze nodig hebben.
- Laat iedereen die betrokken is bij het festival hierover berichten op sociale media. Hoe meer mensen erover posten en de evenementpagina delen, hoe groter je publiek op sociale media zal zijn.
Stap 5. Ontwikkel een specifieke hashtag voor het festival
Om een groot publiek te krijgen voor je updates op sociale media, moet je wat buzz rond het festival creëren. Naarmate meer mensen erover praten, is het belangrijk om een manier te creëren waarop anderen al het gepraat kunnen zien. Een manier om dit te doen is door een hashtag te maken die mensen zullen gebruiken bij het delen over het festival. Wanneer andere mensen de berichten zien en meer willen weten over het festival, kunnen ze naar de hashtag zoeken en meer informatie vinden.
- Als je bijvoorbeeld een eng filmfestival promoot, kun je een hashtag maken zoals '#scaryfilmfest' of '#scaryfilmfestAustin'.
- Wanneer je voor het eerst iets op sociale media post over je evenement, zorg er dan voor dat je hashtags op elk bericht staan. Dit zal anderen aanmoedigen om dit voorbeeld te volgen en hen ook op te nemen.
Methode 4 van 4: Het festival promoten in de media
Stap 1. Maak een persbericht en verspreid het
Als je de datum, tijd en het algemene schema van het festival hebt vastgelegd, maak dan een persbericht met die details voor lokale media. Deze verkooppunten omvatten doorgaans zowel radiostations als tv-stations.
- Het is een goed idee om het wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe van je festival in je persbericht te vermelden. Deze gegevens geven de media voldoende informatie over het festival om een soundbite te gebruiken.
- De meeste mediakanalen hebben het e-mailadres waarnaar u uw persbericht moet sturen, vermeld op hun websites.
- Door het versturen van een persbericht kunnen media ervoor kiezen om jouw festival op te nemen in hun programma. Een radiostation kan bijvoorbeeld uw festival opnemen wanneer ze activiteiten vermelden die in uw stad plaatsvinden.
Stap 2. Doe interviews op tv en radio
Neem contact op met lokale tv- en radiostations en vertel hen dat je graag over je festival wilt praten in hun programma's. Veel lokale programma's zoeken naar dit soort inhoud, omdat het voor hen gratis is om te produceren en interessant is voor hun luisteraars en kijkers.
Als je een interview over je festival doet, bereid je dan van tevoren voor door de datum, tijd en het overzicht van het festival te onthouden. Laat ook voorafgaand aan het interview enkele verhalen uitwerken, zoals hoe het festival van start is gegaan en waarom jij persoonlijk betrokken bent bij de promotie ervan
Stap 3. Koop advertentietijd en advertentieruimte
Om mensen naar je festival te krijgen, moet je advertenties maken die hen vertellen waar, wanneer en waar je festival over gaat. Deze advertenties kunnen bijvoorbeeld gedrukte advertenties zijn die in lokale kranten en op sociale media worden geplaatst.
