Als je bureau een puinhoop is, kan het een stuk moeilijker zijn om te zien wat je moet doen. Elektronische apparaten stapelen zich op, papieren worden overal bezaaid en het hele bureaublad wordt bezaaid met ongebruikte items die gewoon in de weg staan. Met een paar nieuwe tools en een beetje organisatorisch inzicht kunt u de indeling van uw bureau echter volledig herzien met een nieuwe configuratie die efficiëntie bevordert en wanorde uitbant. De sleutel ligt in het correct gebruiken van de ruimte die je hebt en het creëren van nieuwe ruimte waar je die het meest nodig hebt.
Stappen
Methode 1 van 3: Rommel verminderen
Stap 1. Gooi afval en overbodige spullen weg
Begin aan een totale zuivering van alle hinderlijke, vreemde of irrelevante items die uw bureau verdringen. Dit omvat verouderde documenten, junkmail, lege dozen en oude of ongebruikte kantoorbenodigdheden, evenals meer voor de hand liggende rommel zoals voedselpakketten.
- Terwijl u uw bureau opruimt, moet u zoveel mogelijk dingen wegdoen als u zonder kunt. Hoe meer je weggooit, hoe meer ruimte je overhoudt om echt werk te verzetten.
- Zet een prullenbak naast je bureau, zodat afval zich niet blijft ophopen.
Stap 2. Bepaal wat op uw bureaublad moet blijven en wat niet
Sorteer de resterende items in groepen op basis van hun belang voor uw werk en hoe vaak u ze gebruikt. Benodigdheden die u elke dag gebruikt, kunnen worden gerangschikt in handige bureau-organizers of in laden binnen handbereik worden gegooid, terwijl niet-essentiële items moeten worden verplaatst naar een afgelegen plek of helemaal moeten worden weggegooid.
- Als je niet weet hoe je het beste verder kunt gaan, begin dan met het rangschikken van je werkmaterialen van 1 tot 4 in termen van hun directheid. Items die een rangorde van 1 krijgen, kunnen op de desktop blijven staan; items met een rangorde van 2 kunnen in lades; die met 3s moeten in aparte organisatoren worden geplaatst en die met 4s kunnen worden opgeborgen.
- Om je totale ruimte te vergroten, moet je een meer gerichte, minimalistische benadering creëren van het soort dingen dat je om je heen bewaart.
Stap 3. Verklein naar meer gestroomlijnde meubels
Misschien heb je items op je bureau die je essentieel acht, maar die niettemin meer dan hun behoorlijke deel van de werkruimte in beslag nemen. Evalueer omvangrijke, logge of vreemd gevormde objecten opnieuw en kijk of het de moeite waard is om ze te vervangen door kleinere, meer ruimtebesparende versies. U kunt bijvoorbeeld een compactere lichtbron vinden die de plaats inneemt van een verouderde, extra grote bureaulamp.
- Dit geeft je een handig excuus om zelf een beetje inkopen te doen - de soorten kantoorproducten die tegenwoordig worden verkocht, zijn meestal kleiner en slanker in vergelijking met hun oudere tegenhangers.
- Zoek naar items die meerdere toepassingen hebben, zoals een printerkar die ook dienst doet als archiefkast of een naambordje waar ook pennen in kunnen.
Stap 4. Beperk persoonlijke bezittingen
Hoewel het goed kan zijn voor je moraal om een paar foto's van je kinderen of verschillende snuisterijen uit de popcultuur in je werkruimte te bewaren, beginnen te veel van deze objecten waardevolle bureauruimte in beslag te nemen. Ze kunnen ook gemakkelijk een afleiding vormen, omdat je in de verleiding komt om de hele dag te stoppen en ze te bewonderen.
- Beperk je persoonlijke bezittingen tot een handvol kleine dingen, zoals een ingelijst portret van de familiehond of een Garfield bobblehead.
- Poets de decoratierichtlijnen van uw werkgever op om een idee te krijgen van hoeveel u mag houden.
Stap 5. Laat voldoende ruimte om te werken
Het middengedeelte van uw bureau moet worden gereserveerd voor uw computer of belangrijke documenten. Snijd een klein gebied af aan een kant van het bureau en gebruik dit om het papierwerk te voltooien. Geef uzelf voldoende bewegingsvrijheid zodat u zich niet gesmoord voelt terwijl u voor dagelijkse taken zorgt.
Voorkom dat andere items in de ruimte terechtkomen die u hebt gereserveerd voor uw primaire taken
Methode 2 van 3: Optimaal gebruik maken van uw opslagruimte
Stap 1. Gebruik je lades
Plaats uw basisbenodigdheden en meest gebruikte items in de bovenste lades, zodat ze binnen handbereik zijn. Denk hierbij aan zaken als schrijfgerei, enveloppen, belangrijke formulieren en dossiermappen. Bewaar de onderste lades voor back-upbenodigdheden, referentiematerialen en documenten die u maar af en toe hoeft te bekijken. Neem wat extra tijd om de inhoud van uw bureauladen te ordenen, zodat u precies weet waar alles is wanneer u het nodig heeft.
- Sla kopieerpapier, navullingen van printercartridges, inktpennen, nietjes en andere items waar u snel doorheen gaat, in om een kant-en-klare voorraad benodigdheden te creëren.
- Laden zijn bijzonder risicogebieden voor rommel. Ga om de paar weken door je lades en verwijder alles wat je niet nodig hebt dat de efficiëntie van de indeling van je bureau verstoort.
Stap 2. Investeer in een lade-organizer
Alle lades ter wereld zullen je geen goed doen als de lades zelf een warboel zijn. Stop met het simpelweg op uw bureau gooien van dingen en gebruik in plaats daarvan een lade-organizer in compartimenten die het werk van sorteren en opbergen voor u doet. Toegewijde organisatoren zullen dag in dag uit nuttig zijn, omdat ze u in staat stellen uw benodigdheden te scheiden zoals u dat wilt, terwijl u ze op één plek bij elkaar houdt.
- Label de verschillende compartimenten van uw lade-organizer, zodat de inhoud onmiddellijk herkenbaar is.
- Probeer voor bijzonder grote of volle bureaus te werken met meerdere organizers van verschillende afmetingen en configuraties die bevorderlijk zijn voor het bijhouden van uw benodigdheden.
Stap 3. Zorg voor een speciale plek voor elektronische apparaten
Als je laptop, tablet of smartphone een integrale rol speelt in je werk, laat ze dan gerust weg, maar isoleer ze in een hoekje of een speciale la. Op die manier zullen ze niet verspreid over de desktop terechtkomen. Probeer niet op te veel apparaten tegelijk te vertrouwen, omdat ze snel een ergernis kunnen worden in plaats van een hulpmiddel.
- Plaats een "oplaadstation" in de buurt van een stopcontact of elektrische strip waar uw apparaten aangesloten en klaar voor gebruik kunnen blijven.
- Over het algemeen is het het beste om uw digitale apparaten alleen te gebruiken als ze strikt noodzakelijk zijn. Elektronica draagt ook bij aan veel mentale rommel.
Stap 4. Houd tassen en aktetassen uit de weg
Rugzakken, portemonnees, laptoptassen, lunchboxen en andere dragers zijn omvangrijk en nemen veel ruimte in beslag, dus het heeft geen zin om je bureau ermee te bedekken. Berg deze accessoires ergens anders op, bij voorkeur naast of onder je bureau, waar ze zonder obstakels toegankelijk zijn. Probeer elke dag op weg naar je werk je benodigdheden in zo min mogelijk tassen te verpakken.
- Maak gebruik van kluisjes of pauzeruimtes voor het opbergen van persoonlijke bezittingen als uw bedrijf deze aanbiedt.
- Probeer bij het opbergen van grotere accessoires op vloerniveau de bestaande loopruimte niet te belemmeren.
Methode 3 van 3: Introductie van nieuwe tools en bronnen
Stap 1. Investeer in een papierlade
Als u nog geen papierlade gebruikt, loopt u zowel cruciale bureauruimte als een onschatbare organisatietool mis. Papierladen hebben meerdere niveaus die u kunt gebruiken om uw inkomende, uitgaande en lopende documenten te verdelen, wat uw workflow aanzienlijk zal stroomlijnen. Dit betekent dat u nooit meer door een stapel ongeordende papieren hoeft te graven.
- Overweeg om twee afzonderlijke laden te implementeren: een voor huidig werk en een voor bestanden die u niet nodig hebt maar nog niet hebt gearchiveerd.
- U kunt ook een papierlade gebruiken om onbeantwoorde post die zich opstapelt te sorteren en te beantwoorden.
Stap 2. Berg documenten op in dozen
Papieren die je niet dagelijks nodig hebt, kun je bestellen, geniet of in manilla-mappen stoppen en wegstoppen in gelabelde opbergdozen. U kunt dan een plaats voor deze dozen vinden rond uw bureau of kantoor, of in de door uw bedrijf gespecificeerde documentopslag.
- Opbergdozen beschermen belangrijke documenten tegen beschadiging, morsen en per ongeluk kwijtraken of weggooien.
- Zorg ervoor dat alle dozen correct zijn geëtiketteerd en systematisch zijn gearchiveerd.
Stap 3. Bewaar je schrijfgerei op één plek
Om te voorkomen dat losse pennen, potloden en markeerstiften kwijtraken op de bodem van de rommellade, kunt u ze bundelen en samenvoegen in een dienblad of bekerhouder. Maak een thuis voor de organisator ergens op je bureaublad, zodat je altijd een schrijfgerei bij de hand hebt.
- Gooi alle keukengerei weg die kapot, uitgedroogd of zonder dop is.
- Vergeet niet een paar back-upverpakkingen pennen en stiften in een onderste la te bewaren voor het geval u opraakt.
Stap 4. Hang een klein prikbord in de buurt
U kunt een eenvoudig prikbord van kurk gebruiken om mededelingen op te plakken, Post-It-herinneringen op te hangen en dringende documenten in het zicht te houden. Als je een kantoor voor jezelf hebt, monteer het prikbord dan ergens zichtbaar aan de muur. Als u in een gedeelde ruimte werkt, probeer deze dan op te hangen aan een scheidingswand of zelfs aan de zijkant van het bureau.
- Prikborden zijn extreem ruimtebesparend, omdat u objecten volledig van uw bureau kunt verwijderen.
- Door persoonlijke foto's of versieringen op het prikbord te plaatsen, maakt u ruimte op uw bureaublad vrij voor meer essentiële items.
Tips
- Ga om de paar weken door en ruim, ruim en reorganiseer uw bureau. Het heeft weinig zin om een nieuw systeem op te zetten om je spullen op orde te houden als je je er niet aan houdt.
- Besteed aandacht aan uw normale workflow en blijf de lay-out en configuratie van uw bureau stroomlijnen. Effectieve organisatie is een voortdurende inspanning.
- Gooi afval altijd meteen weg. Hoe langer je wacht om het weg te gooien, hoe groter de kans dat je het ongecontroleerd loslaat.
- Als je in een gedeelde ruimte werkt, kijk dan of je collega's bereid zijn om met je samen te werken aan ruimtebesparende organisatiemaatregelen en opslagoplossingen.
